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试析网络信息技术下企业档案管理工作创新 　　中图分类号：G250.72 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）46-0348-02 　　随着计算机网络、高密度存储技术和现代通讯技术的飞速发展，信息技术革命已成为全球经济和社会发展的强大动力。与此同时，信息技术的发展也给企业档案管理工作带来了新的机遇与挑战，通过计算机及其网络信息技术为企业服务，是企业档案工作实现现代化管理的新途径。但是，传统的档案工作管理模式和方法已不能适应时代发展的要求，迫切需要探索全新的管理模式，更好地发挥档案管理为企业服务发展的重要作用。 　　一、网络信息技术下企业档案信息服务创新的紧迫性和必要性 　　1.网络信息时代，企业档案管理的传统格局和传统运作方式面临着新的挑战。传统档案多以纸质文档形式存在，具有查找便利、资料直观、管理集中等特点，传统意义上的档案管理工作是对纸质档案进行收集、归类、整理及日常维护保养。通过对传统型档案进行有序管理，可以给企业相关部门利用档案提供很大的便利。但是，从现代视角审视传统档案管理工作，可以清楚地发现传统档案管理工作流程中存在着许多的不足。首先，传统档案管理是一个准固态过程，档案资料的更新速度缓慢，整理归类所需周期较长，而现代社会是一个高度信息化的时代，企业信息采集形式正从有限化向无限化方向发展。这样，传统意义上的档案管理工作就无法适应现代社会信息化的要求。其次，现代社会信息获取和处理速度不断提升，传统意义上的纸质档案形式由于体积大、重量大、不易携带等特点，难以满足信息获取速度提高的要求。第三，传统档案管理模式信息流通渠道相对单一，信息接受和处理能力较差，无法适应现代社会信息双向流动及时更新的要求。因此，信息时代要求企业档案管理工作必须打破常规，创新管理和服务机制，在实践中积极创新，跟上形势的发展，实现其应有的价值，发挥其应有的作用。 　　2.网络信息技术下档案信息资源的整合与共享，折射出传统档案服务模式的缺陷。当前，在我国档案事业“统一领导，分级管理”的体制下，档案分散保存在各级各类档案馆，从全局来看档案的资源配置严重不合理，条块分割明显。即使是在现代很发达的网络环境中，由于档案信息具有保密的特性，很多档案部门都没有将档案信息资源全文数据库入Internet，档案信息资源分散，形成了一个个网络上的档案信息“孤岛”。在信息需求越来越强烈的信息时代，封闭、孤立的档案信息资源已经不能满足人们的需要，将档案信息资源整合成一个统一体，为企业生产经营提供方便、快捷的档案信息服务才是现代化企业档案管理的服务方向。 　　二、网络信息技术下企业档案管理工作创新思路 　　加强电子技术、网络技术在企业档案管理工作中的应用，形成以档案资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以档案信息资源共享为目标的新理念，是目前企业档案管理工作的重中之重。网络信息技术下，企业档案信息应由过去以目录级二次信息为主，变为以全文级一次信息为主。在此基础上，适应网络时代档案检索的需求。 　　1.加强网络信息技术下企业档案资源的整合与建设工作。 　　（1）网络环境下新增的“电子载体”文档，企业应对纸质档案和电子档案同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录像（录音）带等各种载体形式，特别是数码相机拍摄的图像、录像等声像档案。声像档案以其特有的直观、生动的特征，原始形象地再现企业发展过程中的重要人物和重大事件；同时，在企业举办各种专题展览、制作专题片、编印画册和对外宣传工作中，“电子载体”文档起到纸质档案无法替代的宣传效果。因此，企业档案部门应该通过收集、征集、扫描、转录或自拍的办法将这些特殊载体的电子档案收集归档，以丰富档案馆的馆藏。 　　（2）“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性。电子文件来源广泛、制约因素多，仅靠档案部门一家难以完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法，共同形成质量较高的电子文档。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。 　　（3）健全检索体系，提供优质服务。加快档案信息化建设步伐，完善检索体系，不仅包括传统的档案馆指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等，而且还包括计算机目录检索系统和全文检索系统，以及建立在因特网基础上的远程检索服务。 　　（4）在企业电子文件的归档工作方面，归档的电子文件材料应质地优良，并按国家档案局发布的规范和标准，制定适合本企业的电子文件归档、管理办法和归档范围，不仅要将企业各部门日常管理工作形成的文本类电子文件同纸质文件一起归档，还要备份电子文件并妥善保管。 　　2.加快企业数字档案馆建设。 　　加快数字档案建设，保障档案信息化建设与企业网络建设同步进