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ISO23081带来启示与困惑 　　在档案界对电子文件管理方案的探求过程中，元数据一直备受关注。国际化意识的提高，国家层面元数据标准长时间的空缺，这两方面的因素致使越来越多的业内人士从国际标准、国外标准中寻求支持，2006年1月出台的ISO 23081-1《信息与文献――文件管理流程――文件元数据――原则》①和2007年7月出台的ISO/TS 23081-2《信息与文献――文件管理流程――文件元数据――概念及实施》②规定完备，阐述详细，一经颁布，影响立现。国家档案局今年3月份公布的两份元数据标准征求意见稿中，都可以清楚地见到ISO23081的痕迹。 　　 　　一、ISO23081的定位和主要内容 　　 　　ISO23081是文件管理国际标准家族中的一员，它置身于相互配套的一系列文件管理国际标准中。该标准族由国际标准化组织信息与文献委员会下的档案/文件管理分技术委员会负责起草，以ISO15489《信息与文献――文件管理》③为核心。ISO23081旨在引导机构以合适的元数据管理支撑ISO15489的文件管理框架。 　　ISO23081本身也是配套标准，共包括四个部分。ISO23081-1阐明了文件管理中元数据管理的原则性、一般性问题，如元数据的视角和作用、元数据管理的角色和职责、文件管理元数据与其他领域中元数据之间的关系、元数据管理流程等，并明确了支持ISO15489的元数据类型。ISO23081-2则阐明了与元数据实施相关的概念、程序与方法问题。ISO23081-3《信息与文献―文件管理流程―文件元数据―文件管理元数据集的评估》依据ISO15489和ISO23081-1对现有元数据集进行评价，ISO23081-4《信息与文献―文件管理流程―文件元数据―实施核查表》为元数据实施工作提供一份核查清单，这两个部分的标准正在制定过程中。 　　 　　二、来自ISO23081的启示 　　 　　1、丰富了对元数据及其作用的认识 　　元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。ISO23081从元数据的表达形式、用途、与文件之间的关系等方面进一步揭示元数据的含义。从表达形式来看，元数据是结构化或半结构化的信息；从用途看，元数据旨在确保文件跨时空的形成、管理及利用；从与文件的关系上来看，无论在物理上元数据和文件是否分开存储，都应被当作是文件的一个组成部分。这些表述明确地表达了元数据与文件、元数据管理和文件管理唇齿相依的关系，比起我们既有的“元数据是文件管理的工具，元数据管理是文件管理的一项内容”这样一般性的认识，ISO23081无疑更进一步。 　　我国档案界对元数据作用是这样认识的：提供了对文件的全面描述，有助于保障文件的真实性、完整性、可读性，支持文件信息的组织和查询、支持文件的全程控制、支持文件管理流程的集成与优化 ④。尽管表述的风格、角度、详略程度不同，但是中外对于元数据作用的主要阐释基本是一致的，不一致的地方在于：ISO23081未明确元数据对文件管理流程集成与优化的支持作用，而它提出的元数据“便于对文件的理解”、“支持互操作性”这两点作用则是中方相对忽视的。 　　（1）便于对文件的理解。我们对于元数据之于文件真实性的保障作用给予了足够的重视，却较少注意其对文件可理解性的贡献。当文件脱离于原有业务环境时，有什么比保证其可理解性更急迫呢？元数据揭示了文件之间的关联，提供了文件生命周期的全景描述，可以让我们看到文件及其记录事件的来龙去脉。 　　（2）支持互操作性。互操作性是ISO23081反复强调的一个概念。所谓互操作性，是指两个或多个自动化系统可以顺利地互换信息，并且能够识别、处理和利用信息。业务系统之间、文件管理系统与业务系统之间、新旧系统之间、跨机构的系统之间均存在互操作的需求，标准化的元数据是保证系统互操作性的必要前提。目前，为解决互操作性问题，一般采用接口的方式。ISO23081指出，短期内这种方式是可行的，但是随着系统的变化升级其效用不能持久，且成本很高。相比而言，建立统一的元数据方案登记机制，在不同系统的元数据方案之间建立映射关系，并加以保存和维护，实现实时更新和动态化、自动化的翻译，这种方式更为灵活，受系统升级的影响较小。 　　若将中外认识加以结合，我们对于元数据能干什么的解答会更为全面、细致。 　　 　　2、扩展了多级著录的范畴 　　多级著录是《国际标准――档案著录规则（总则）》确立的档案著录工作的基本原则，它明确档案著录必须由总到分进行，即依次对全宗、大类、小类、案卷直至单份文件进行描述，且以等级结构形式对不同级别的著录结果加以连接。多级著录是全宗原则在著录领域的具体要求，是维系文件之间多级关系的手段。 　　我国《档案著录规则》（DA/T-1999）仅规定了案卷、文件两个级别