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从需求出发提高BI的应用价值 　　姚予龙(AMT咨询 高级经理) 　　经过多年的信息化推广应用,很多企业已经实施了ERP、CRM等系统,在系统的应用过程中,产生了大量的数据。这些数据反应了企业经营过程的实际情况,如果能够有效应用,无疑能够帮助企业发现运营过程中的问题。只有把数据用起来,数据本身才有价值,“如何用好这些数据”也就摆在了IT部门负责人的案头上。 　　 　　信息系统中数据的使用,基本是通过报表这一方式。传统的报表开发工具开发效率低,跨系统、跨数据库的报表很难实现,报表展现也不灵活;而BI软件的数据仓库、数据挖掘、多维度展现好像是个不错的选择,这也是一般的报表开发工具所不具备的能力。很多企业利用BI工具开发了大量的分析报表,通过“管理驾驶舱”提供给企业管理层使用。在BI刚开始应用时,其多样的分析展现,深入的数据钻探确实让人耳目一新,但时间一长,热度好像过去了,企业的各级管理人员对BI也有了不同的看法。“BI中的报表太多了,到底该看那一张”,“每张表看起来都有用,但真要用的时候好像又不是很合适”,“管理驾驶舱只是实现了指标的图例化,跟以前比没啥实质改进”,“只是实现了报表自动化、图样化,跟手工没什么本质变化”,BI系统并没有达到帮助企业管理的目的。 　　 　　为什么BI系统没有达到预期效果呢?很多情况是企业把管理改进与工具应用混淆了,期望BI系统能解决管理问题。BI虽然叫做商务智能,但归根到底仍然是一个软件工具,是为满足企业的需求服务的。要用好这个工具,仍然需要从企业的需求出发,从BI系统在企业中服务对象的需求出发。 　　 　　企业的人员,对信息的需求大体可以划分为三个层面,一线执行人员希望能够帮助提高效率,减少操作错误;中层管理者要管理业务,分析没有达到计划要求的原因并着手改进;企业高层,则更多是关注企业的发展方向是否合适,企业的运营是否符合预期,是否需要调整运营策略。一线执行层关注的是现在,企业高层关注的是未来,中层管理者介于中间。 　　 　　 　　 　　 　　 　　 　　图1.关注度 　　 　　在明确了企业不同人员的需求后,BI的应用才能更具针对性,从而发挥作用。这个道理很简单,但实际做起来却很难,这与企业需求的复杂性有一定的关系。 　　 　　对于企业高层,单纯内部的信息已经不能满足管理决策的需要。企业高层要判断外部环境对企业的影响,需要了解外部环境的变化趋势,竞争对手的动态情况等非结构化的分析报告,这些信息更多是利用OA、KM等非结构化信息系统,而BI在这方面的作用有限。至于企业的运营,高层领导是要监控具体工作是否正在按照预想要求执行,判断是否偏离方向。信息系统就是要帮助企业管理人员用尽可能少的时间监控运营,发现实际运营过程中与要求、预期不一致的地方,从而采取行动。在这方面BI系统是可以发挥作用的,可以帮助企业对已经发生的海量数据进行挖掘,从多个维度分析,帮助发现存在的问题。 　　 　　企业高层对企业运营等内部信息的需求,自然就落到中层领导来实现,各个业务单元的中层管理者都要向上提交内部运营报告。但是,企业存在多个职能部门,每个部门都会从自己的角度出发,向高层提交相应的报表。因为不同部门看问题的角度不同,对同样的事情分析的维度和时间点也不会相同,看问题的范围也不同。结果到了企业高层就变成了报表很多,好像每张报表都有道理,但都是讲了一点,不知道该看哪张;分别选了几张分别看还可能分析出不一致的结论;想合在一起看,发现还很难。结果是领导不满意,认为这个BI用了后还是没有解决以前的问题,只是增加了更多没用的报表。 　　 　　除了向高层提交报告,中层领导也需要监控具体的业务运营,分析实际与计划的差异,找出问题和瓶颈,从而采取行动。这个需求,从技术上看正是BI系统的强项,利用BI工具整合信息,提供多维度的分析和挖掘。但从效果看,在很多企业中仍然没有用好。 　　 　　至于一线执行人员,是业务信息的提供者,每天要向系统提供大量的数据,对效率的要求很高。而站在企业的高度,最需要的是能及时帮助一线人员发现输入的错误,在这方面,通常的报表基本就可以满足需求,而且效率比BI要高,执行人员对BI的需求很有限。 　　 　　在了解了企业的需求后,BI的应用才能更有针对性,才能真正发挥强项。 　　 　　企业的运营是复杂的,任何人都不可能监控所有的事情,即使同一个人在企业的不同发展阶段的关注点也不同,因此首先要梳理不同的人员需要监控的不同信息,然后从这些服务对象的需求出发。 　　 　　企业是一个整体,企业高层的需求往往最能体现整个企业的需求,因此对企业的监控采取自上而下,从企业高层开始梳理更有效果。要保证企业按照战略发展的要求运转,企业高层需要监控哪些关注项,做哪些决策,需要参考哪些