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企业声像档案数字化管理的实现探讨 　　【摘 要】声像档案是企业档案资源的重要组成部分，它用更加直观、形象的方式再现了历史事件的发生和经过，见证着企业每个时期的风雨历程和足迹。随着信息技术、影像技术的迅猛发展，数字声像成为声像档案的主要形式，如果利用好信息化手段做好声像档案的数字化管理已成为档案部门工作的重中之重。本文结合声像档案的特点从必要性、实现基础、实现目标、关键技术等方面探讨了企业声像档案数字化管理的实现。 　　【关键词】声像档案；数字化管理；探讨 　　1 企业声像档案数字化管理的必要性 　　1.1 企业声像档案的传统管理方式存在的问题 　　声像档案的工作任务主要包括：采集、归档、保存和备份以及编辑利用。在传统管理方式中，声像档案的归档、保存和备份主要依靠人工操作，这就容易产生声像档案检索利用效率低、容易丢失的问题。 　　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录 。在信息化技术的背景下，声像档案主要为数字照片、数字录音、数字视频，这就需要以数字载体进行保存和管理。在传统管理方式中，声像档案散乱的存储在各个硬盘空间以及存放在档案防磁柜，无法进行统一保存和管理，严重降低了声像档案的利用效率。 　　声像档案数字化管理可以借助信息技术实现声像档案管理全过程的自动化、电子化，不仅可以提高声像档案的管理、检索效率从而减少人力物力成本，同时可以使声像档案工作人员专注于声像档案的编研工作：制作图片册以及专题纪录片等。 　　1.2 声像档案数字化管理适应声像档案的独特性 　　与纸质档案相比，声像档案具有载体多样性和时效性的特点。随着社会进步，声像设备更加先进和多样，如数码相机、摄像机、数码编辑机等，相应产生的形式有数码照片、录像带、各种光盘等。载体多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求。同时声像档案时效性较强。它信息存储量大，传播速度快，可制成专题或新闻及时发布利用，而数字化管理能够针对其特点进行科学管理和有效利用。 　　2 企业声像档案数字化管理的实现基础 　　2.1 企业声像档案的主要内容 　　声像档案是指企业在科研、生产、建设和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的照片（含底片）、录像、录音等声像制品及其文字说明材料。企业声像档案是企业发展和历史的真实、立体的记录。企业数字声像档案指企业在科研、生产、建设和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的数字音频、数字视频、数字照片文件，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。声像档案工作内容包括收集、整理、归档、保存、备份、编辑、提供利用等。 　　根据企业实际，声像档案可以大致分为以下几类： 　　1）新闻宣传类 　　主要包括党、政、工、团重大会议、活动形成的声像材料；单位重大庆典活动中形成的声像材料；单位领导、模范、先进集体声像材料；领导视察、来访参观时形成的声像材料等。 　　2）科研项目类 　　主要包括科研项目重大节点（工作会议、仪式、评审会等）、项目技术改造形成的声像材料；科研管理、科技成果鉴定、重要方案论证、科技会议形成的声像材料等。 　　3）基本建设类 　　主要指基本建设（开工前原貌、基础工程、主体工程、竣工后新貌、基本建设中的其他方面）、技术改造中形成的声像材料；设备管理、动力设施等声像材料。 　　4）讲学、培训类 　　主要包括外宾讲学、外聘教师授课、重大学术会议形成的声像材料；国际学术活动形成的声像材料等。 　　5）其他类 　　未纳入以上几大类的活动中形成的声像材料。如重大事件、事故及处理情况中形成的声像材料等。 　　企业声像档案数字化管理中，可以依据声像档案的主要内容建立多层次的目录树，从而提高声像档案检索、利用的效率。 　　2.2 企业声像档案的著录标准 　　《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对传统载体的声像档案著录制定了要求和标准。目前，企业声像档案主要为数字声像档案，国家档案局制定的《数字声像档案著录规则》尚在征求意见阶段。企业可以结合自身实际从著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目等方面制定声像档案的著录标准（如表1），为声像档案的数字化管理提供建库基础，确保声像数字化管理著录要素齐全，为企业间声像档案信息的交换提供元数据信息标准，从而实现声像档案数字资源库的共享共建。 　　2.3 企业声像档案的分类与编号 　　根据企业声像档案的内容和形式，可分为照片档案、录像档案、录音档案三类。在数字化管理过程中，可以按照三大