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实物档案管理及利用研究 　　摘 要：在现代化发展的大背景下，城市工程项目建设在不断增多，一个个城建项目的实施，会产生大量的档案资料，其中实物档案成为重要的一种类型。实物档案，顾名思义，就是实际存在的资源与物品，其具有很高的档案管理价值与收藏价值，一般的城建实物档案管理都是一些文物、档案、书籍等，具有高度的珍藏价值。为了充分发挥实物档案的重要价值，应强化对实物档案的有效管理与利用，为此，本文就实物档案的管理及利用进行了分析与探究。 　　关键词：实物档案；管理；利用 　　作为城建工作的重要内容，档案管理工作非常关键，其所管理的档案资料都具有重要的价值意义，尤其是实物档案，具有独一无二性。城建过程中的实物档案是在城建工作开展的过程中经过不断的收集、整理而发现的，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都属于实物档案，其中还包含有大量的文物，做好实物档案的科学化管理，是城建部门的重要工作。 　　1 实物档案的管理及利用的重要意义 　　新时期，为了实现社会的不断进步与发展，城市工程建设项目在不断增加，城市规划与建设正紧罗密布的展开，其在工程项目实施的过程中会产生大量的档案信息，其中不乏有城建资料、合同、项目设计方案、图片、音频、影像资料等。除此之外，还会产生大量的实物档案资料，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都是在城建过程中的常见实物资料[1]。这些实物资料都是城建工程建设过程中不断积累下来的，且这些实物资料具有很高的应用价值，能为研究人员提供重要的信息借鉴，同时，在城建过程中还会发现一些文物，如古代的宝剑、刀具、陶瓷等，既是实物档案资料与文物资料，对城建工作具有重要意义。新时期，城建工作在如火如荼的开展，若想城市建设工作得到不断的突破与发展，应强化对城建实物资料的管理，对实物资料进行合理的开发与利用，对未来城建工作的开展具有重要价值。实物档案信息必须保证资料的原始性与完整性，不得对原始数据进行更改，否则就失去实物档案资源管理的意义[2]。 　　2 实物档案收集的基本流程 　　2.1 注重对实物档案基础信息的掌握 　　城镇化建设的不断推进，城市环境改造与建设成为当前的重要工作，在旧城改造过程中，必须对所施工区域的实物档案资料予以调查、分析，及时对旧城改造现场或历史文化区域进行实物档案的及时规范，对现场实物档案资源的类型、形态与基本布局等信息进行初步的把握，同时为保证实物档案资料的完整性，应强化对信息的有效收集，开展档案的实时跟踪与管理工作，是保证档案质量的重要前提。 　　2.2 注重档案由粗到细开展收集工作 　　在城建项目开展的过程中，做好实物档案的收集工作变得异常重要，以馆藏档案为重要根据和前提，尤其应关注馆藏中关于实物档案典藏的记录与运行模式，与城建工程实际运行情况的有机结合，进而确定初步的收集范围。在开展档案调研与咨询的过程中，应对城建实物档案开展更为规范性的分析，以突发城建工作开展的特色性、代表性与系统性[3]，在保证实物档案具备高度珍藏价值的同时，还要具备实际使用效益，可为收集范围的确定提供重要的借鉴。 　　2.3 强化对实物档案的组织论证工作 　　通常条件下，实物档案的存在价值更高，甚至很多都属于重要的文物，其社会价值与文化价值较高，其在城建工作中发挥重要价值的同时，还要具备一定的文化储备功能，为了保证实物档案运营的规范性，应开展组织论证工作，由专家对所收集的实物档案资料的价值予以评估，同时还要对档案资料的特色性、应用价值、开发空间和易保管性等予以分析，以保证实物档案的真实性。 　　3 实物档案管理策略 　　3.1 做好实物档案的收集与登记工作 　　档案信息的合理化处理与归档，应及时对相关信息进行收集与处理，并将重要的信息进行更为规范性的整理与归档处理，及时按照实物档案的储藏要求进行更为规范性的保管，是保证档案真实价值的基本条件。在城建实物档案收集时，应及时办理好相应的交接手续，要填写好相应的移交书[4]，并对相关实物的数量、类型、资料完整性等予以检查与清点，以保证资料信息的一致性与完整性。在档案移交书中应主要涉及到交接双方的名字、责任、工程项目的名称、事物名称、数量以及一系列的目录清单等，然后对这些实物资料进行整理与安排，最终移至档案库。实物档案资料收集完毕后，应加强后续的档案管理工作，制定更为科学合理的档案管理制度，强化日常档案资料管理的合理化登记，若相关人员来领取或借阅档案时，必须对档案室的出入记录进行登记，及时对档案领取人员姓名、领取时间、隶属部门、用途等予以明确记录，不可遗漏任何一个档案管理的关键点，是档案管理工作的基本条件。 　　3.2 建立完善的实物档案管理制度 　　在城建工作开展的过程中，仅仅是通过纸质档案、音频档案、影像档案是完全不够的，还需要相应的实物档案予以辅助，