对OA系统中存在主要问题与解决方案探讨.docVIP

对OA系统中存在主要问题与解决方案探讨 　　1 何为OA 　　OA即OfficeAutomation，也就是办公自动化，是利用电脑技术，管理技术等一系列最先进的科学技术与办公设备融合在一起，使得办公效率得到极大的提高，办公的质量得到极大的改进，办公的时间大量的缩短，实现办公的自动化、智能化和集成化。随着信息全球化与全球经济一体化，OA的运用也越来越重要，它已经成为政府与企业是否是现代化管理的指标，毫不夸张的说，OA系统已经成为最重要的不可缺少的核心系统。 　　2 OA系统的现状 　　OA最初主要任务是管理办公数据，而后进入九十年代，随着社会的需要，打破时间与空间的限制成为改革动力，而互联网的不断发展与软件的开放成为实现的可能，OA系统连接网络，加入了电子邮件、文档管理、会议管理等功能，使得OA系统的效用进一步加深，而现在，OA系统不仅仅只运用要行政管理上，更加深入进政府、企业内部的各个环节，跨部门、跨公司跨行业，并且随着网络新生软件的出现，OA系统也积极运用这些最新最有效的功能。 　　3 出现的问题 　　3.1 信息资源的浪费。OA系统一路走来，不断发展，早已不是最初的文档文案数据管理这种简单的系统，而是已经成为信息化的中心平台。但是，我国大部分政府机构和企业并没有完全实现办公自动化，并没有完全深入地运用OA系统，只是简单地将已经手动的办公转入到电脑上，比如说，大部分职员仅仅会用WORD打印公文，用EXCEL制作简单表格，用POWERPOINT做最简单的PPT，而其他的效能一无所知，即使办公自动化非常高，也不会运用。 　　数字化办公的基本机构是利用网络，是需要将内部网作为一个不可分割的整体，它的对象不是单独的人或事，而是网络上的所有用户。而信息系统也并非是是单个的孤立的信息，而是信息一体化、整体化，按照数据管理各个部门，使得各个部门的数据和工作都能在一个平台内得到共享。整个企业的传播方式、结构、工作方式都会因此发生改变，OA系统已不仅仅是行政管理，更是行政与业务的监管，是一种协作关系，也不再是单一的应用，更是一种系统的整合。但是纵观政府企业的OA系统，不难发现，大部分的OA系统是处于割裂的状态，信息各自分裂，并没有将各部门有效地连接起来，而随着社会的发展，各行业各部门都处于一个圆圈内，各部门、所有业务、所有的工作人员、所有的行业之间的纽带应该越来越来紧密，但现在地OA却将其局势分裂，使得资源不能有效地共享，不能发挥应有的效能，大大降低了信息资源的可用性，降低了管理能力，滞后了管理效能。 　　3.2 安全隐患。由于网络在人类社会中的广泛运用，网络进行着大量信息的储存和传播工作，而在当今社会，很多信息都是敏感和机密的，这就导致网络一直存在网络安全隐患。比如说硬件或软件的损坏，网络上的恶意破坏链接，信息的窃取，数据的泄露等等，这些会造成极大的危害。 　　3.3 对OA系统的一些误解。由于OA系统算是高科技中的一种，很多企业在如何选择适合本企业的OA系统上存在盲区。一些企业会自己试着开发，但是又不专长于软件的开发，导致资金浪费，系统无法正常运转，有的企业会以为用要用OA系统来管理就可以一劳永逸，不再注重公司管理，但OA系统只是一个辅助工具，是为了提高办公效率，提取重要信息给人作为参考的软件，公司的管理、决策则需要人发挥主观能动性来解决。这一系列问题都是由于对OA系统的认识不够而产生的。 　　3.4 OA系统的普及性和广泛性。虽然办公自动化已经逐渐被人们所接受，但还是有很多公司仍然是以旧的传统的工作方式为主，办公意识依旧不高，对OA系统的很多用途都了解不深，只是停留在最初级的阶段，没有完全发挥办公自动化所带来的效率。 　　4 解决方案 　　4.1 充分利用资源，加强信息一体化。随着OA系统越来越被人们所熟知和接受，人们的要求不断的提高，而OA的功能也随着不断的进化，比如人们现在要求OA除了能够进行普通的行政办公、MIS以外，还有电子邮件、网络论坛、网络导航、信息检索和公告等等，甚至人们要求能够在手机上也运用OA。网络提供了强大的功能，海量的信息和优质的服务。这些资源应发挥其最大作用来提高办公的效率，能够有效地提取有用的信息来辅助管理。在当今社会，公司或政府的各个部门不再是独立的孤岛，不再是树枝的分叉，而是一个紧密的整体，各个部门，各个行业，各个领域都会交叉联系，这就决定了社会上得信息逐渐成为一个整体，在此时刻，OA系统就更加凸显这种作用和效能，需要打破各种隔阂和阻碍，加快对各种资源和各类信息整合的步伐，连接管理的各个层面，对其进行整合掌控调节和合作，使得管理更加方便有效。 　　4.2 确保网络信息的安全。由于很多信息都具有敏感性、重要性和保密性，这就要求要最大程度的保证网络信息的完全，比如可以进行入网访问的控