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工作流技术在电子文件管理系统中应用研究 　　摘要：工作流技术如今已快速渗入到各个行业的管理系统中，论文将工作流技术引入至档案行业的电子文件管理系统（ERMS），分析了电子文件的业务流转过程，采用JBPM6作为工作流开发工具，以处置业务为例进行了流程分析和定义，并初步研究与分析了系统的体系结构，从而为实现不同参与者业务流程的自动流转，和高效控制与管理业务的执行过程提供基础研究。 　　关键词：工作流技术 ERMS 电子文件 工作流引擎 JBPM 　　中图分类号：TP393.09 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）08-0092-02 　　Abstract：Today workflow has been seeped into the management system of all trades.With the introduction of workflow in the archives work， this paper analyses the transfer process of electronic records in ERMS， defines the process of disposal business based on JBPM5， and studies the system architecture of ERMS. This research provides the experimental foundation for realizing the automatic flow of different participants and controlling the implementation process. 　　Key Words：Workflow； ERMS； Electronic records； Workflow Engine； JBPM 　　1 引言 　　工作流与电子文件从产生之初就存在着必然的联系。对工作流的研究起源于办公自动化领域，它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提出的一个比较抽象的概念。目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色，通过一定的规则和过程，约束这些任务的执行和监控，以达到提高企业生产经营管理水平[1]。而电子文件也形成于办公自动化领域和信息化的网络环境之中。电子文件管理系统（以下简称ERMS）的关键管理过程中如：捕获、登记、归档、处置等，也需要进行严格的流程控制和管理，因此是一个典型的流程化的处理过程。将工作流技术应用于ERMMS系统中，可以使系统中相互独立且具有一定执行顺序的任务和活动能够协调、高效并在正确的时刻由正确的资源执行，以达到任务的目标。从而实现ERMS对业务的执行过程的高效控制与管理。 　　本文在分析电子文件管理系统业务流程的基础上，引入工作流的相关概念，以ERMS中处置流程为例，进行了基于工作流的过程定义，并初步分析与设计系统的体系结构，为最终实现通用、可信的ERMS提供基础。 　　2 ERMS整体业务流程分析 　　电子文件在ERMS中的业务流转过程可用如图1所示的流程表示。 　　（1）文件的生成业务：电子文件的产生是从各业务系统纳入ERMS加以管理的过程，主要包括了捕获和登记两个过程要素。捕获是按照国家相关标准，将业务系统中产生的各类电子文件及其元数据一同纳入到ERMS中的过程，该过程可由授权用户进行，并可指定被捕获的文件范围与捕获方式。登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录，并分配给文件唯一标识符的过程，它标志着捕获到的文件正式进入管理系统。 　　（2）文件的分类组织业务：分类是电子文件对ERMS管理范围内的对象，包括类目、案卷、文件等按分类方案在层级上进行整理的过程。分类可以确定电子文件所属的类别，并能与其元数据和关联文件建立联系，也可通过预定义的保管期限为不同层级分配保管期限。 　　（3）文件的保管业务：目的是确保电子文件在保存期限内，在保障“四性”的基础上得到有效地利用。包括文件的存储介质、存储设备、存储格式等，应选择可靠的载体和文件格式。 　　（4）文件的鉴定处置业务：ERMS随时依据保管期限与处置表，自动或手动调整电子文件的保管状态，对文件实施相应处置的过程。该过程需要严格进行审批及审计跟踪来记录文件的处置活动。文件处置通常包括移交、销毁和续存等类型。移交是指将电子文件移交到档案馆、第三方机构或者本机构中的其他系统。移交过程包含了文件格式的转换、“四性”检测、文件的封包等。销毁是指ERMS不但删除文件的存放位置指针，而且从存储系统中将文件的实体删除。销毁过程必须经过审批方可执行，并且不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。若文件移交之后还需在ERMS中续存一