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工作流技术在藏品利用管理系统建设中应用 　　长期以来,故宫博物院的藏品利用工作一直采用人工管理。 　　 从利用的申请开始到藏品出库、送展(或照相、观摩、外借、送修)再到藏品退库,相关的工作人员需要填写大量的纸质单据,并拿着这些纸质单据到各个职能部门完成繁琐的签批工作。由于人工管理方式的限制,导致工作效率较低,信息的传递滞后。同时,由于各类文物分属不同的职能科组管理,而各科组之间缺乏有效沟通,因此无法实现各类文物信息的共享,经常出现反复利用某件文物、文物使用档期冲突等情况。另外,由于人工统计方式的局限性,无法获取及时、准确的文物提用动态信息。 　　 　　为了解决上述问题,有效提高藏品利用管理的业务水平,从2002年起,故宫博物院资料信息中心开始着手建设博物院藏品利用管理系统。在此之前,中心已完成文物管理信息系统的开发和基础网络建设,并在四年的时间里采集了数十万件文物的收藏方位和描述信息。这些为藏品利用管理系统的建设提供了良好的软硬件环境和数据基础。 　　 　　工作流与藏品利用流程 　　 　　 　　根据工作流管理联盟(Workflow Management Coalition)的定义,工作流就是自动运作的部分或整体业务过程,表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动,并令其在参与者之间传递。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。基于工作流的业务管理系统代表了当前业务管理系统的一个研究和发展的方向,它通过对工作流的流程定义和运行期控制来解决业务管理中两方面的问题:业务流程的多样化需求和业务管理流程的不确定性。采用工作流技术,可以把业务过程逻辑从具体的业务实现中分离出来,可以不修改具体功能实现而只修改过程模型来改变系统功能,从而实现对业务流程的部分或全部过程的集成管理。藏品利用的过程,从利用申请、领导签批到出入库是一个规范的业务流程。业务按照一定的业务规程运行就形成了业务流程,也就是通常所说的工作流(WorkFlow)。 　　 　　藏品利用的实践表明,在传统的手工业务处理过程中,经过定义的工作流能否按照预定的业务规则良好的执行取决于参与流程的人的自觉性。事实上由于人是最善变的因素,导致了在业务执行过程中由于人为因素造成业务流程与预先规定的不一样。再加上业务过程中的一些客观因素(如参与流程的某一人员(负责审批的领导)外出),造成业务流程在特定的环节严重脱节。 　　 　　计算机技术的应用为加强工作流程管理,提高业务流程效率提供了技术实现手段。我们通常把计算机技术在工作流程管理中的应用称为工作流管理技术。工作流管理(Workflow Management, WFM)是人与电脑共同工作的自动化协调、控制和通讯,在计算机化的业务过程上,通过在网络上运行软件,使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下,工作量可以被监督,分派工作到不同的用户达成平衡。 　　 　　由此可见,故宫博物院藏品利用管理系统的建设必须应用工作流技术,才能实现业务流程管理的自动化和规范化。 　　 　　工作流技术在藏品利用管理系统建设中的应用 　　 　　故宫博物院的藏品利用管理系统是一个典型的工作流管理系统。前面,我们已经介绍过了工作流和工作流管理的基本概念,那么,什么是工作流管理系统呢? 　　 　　根据WfMC的定义,工作流管理系统(Workflow Management System, WFMS)的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。它运行在一个或多个工作流引擎上,这些引擎解释对过程的定义,与工作流的参与者(包括人或软件)相互作用,并根据需要调用其他的IT工具或应用。 　　总体来说,实际运作的工作流管理系统,是一个“人-机”结合的系统。它的基本功能体现在几个方面:一是定义工作流,包括具体的活动、规则等,这些定义是同时被人以及计算机所“理解”的;二是遵循定义创建和运行实际的工作流;三是监察、控制、管理运行中的业务(工作流),例如任务、工作量与进度的检查、平衡等。 　　工作流管理系统(WFMS)是一个真正的“人-机”系统,用户是系统中的基本角色,是直接的任务分派对象,他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”,跟踪每一项任务的状态,或继续一项任务,而不必从一个模块退出,进入另一个模块,搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的,而后者是直接面向用户的。这样,用户的任务分派和任务的完成状态,可以被最大程度地自动化和受到控制。 　　 　　工作流管理系统由如下几部分组成: 　　(1)定义工具:用来定义工作流,它生成工作流定义。在定义时可能会参考组织或角色数据,还会引用外部应用程序的编程接口。 　　(2)工作流执行服务