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影响高校学生档案管理质量因素探析 　　【摘 要】学生档案管理工作是高校的一项基础性工作，学生档案中记录的内容不仅包括学生在全校期间的学习、社会实践等成绩，还包括学生的生活状况、经济状况、家庭状况等。它不仅可以反映学生的真实情况，还可以为老师以及就业用人单位提供可靠的信息。尤其是学生档案作为高校毕业生进入社会的必备材料，它的准确性与完备性将会对就业率产生影响。然而，在这样一个知识经济时代，高校的学生档案管理工作出现了许多新的状况，导致各高校的学生档案管理工作质量参差不齐。基于此，本文将从档案意识、档案管理、档案内容、档案利用四个方面入手，对影响高校档案管理工作质量的因素进行分析。 　　【关键词】高校学生档案；管理质量；因素 　　 　　 　　一、档案意识 　　档案意识是指对档案重要性的理解与重视程度，主要表现在两个方面： 　　1、管理者的档案意识 　　管理者要从两个方面理解，从大的方面讲是高校、院系，如果高校、院系层面上整体缺乏档案管理意识，对学生档案工作没有足够重视，那么严格的规范或者管理制度就无从谈起，必然会使学生档案的有效性大大减弱，参考的价值也会降低；从小的方面讲是接管学生档案管理工作的工作人员，他们作为直接管理人员，其态度对档案质量起着至关重要的作用，工作人员若以比较随意的态度对待学生档案，显然有碍于档案的可靠性。因此，管理者的档案意识是学生档案管理的一系列工作的重要基础，如果管理者的档案意识淡薄，档案工作就得不到制度以及质量上的保障。 　　2、学生自身的档案意识 　　学生档案的很大一部分内容是由学生自己填写的，但是由于学生长期接触不到自己的档案，对档案的交接路线等缺乏了解，对档案的重要性也知之甚少，就导致学生在填写内容的时候不够认真，除了会出现字迹潦草、乱涂乱画、不按要求填写的现象，还可能将信息内容填错，导致与在先资料不一致，这就给档案的准确性造成了很大影响。特别是毕业生同学，用人单位得不到毕业生的真实信息，或者经核实与实际情况不一致，将会在一定程度上降低毕业生的录用率。因此，学生自身对档案的重视程度或者填写的规范性同样能够档案管理质量造成影响。 　　二、档案管理 　　档案管理主要指的是管理模式，它包括管理方式与管理人员两个部分： 　　1、管理方式 　　管理方式是高校学生档案管理工作进行的重要一环，在当前信息网络社会的大环境下，能否采用先进的档案管理手段，关系着管档案管理工作的水平。目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中【1】，浪费了一大批人力物力，不利于工作质量提升，相反，若高校能够积极引进电子档案管理系统，管理工作效率就会大大提高，并能有效减少工作人员的工作量，从而为高校节省宝贵的人才资源。由此可见，管理方式与当前社会发展的一致性是提高高校学生档案管理工作的有力手段。 　　2、管理人员 　　高校学生档案需要工作人员的管理，那么工作人员水平的作用不容小觑，这里所说的人员水平包括两方面：第一，管理人员技术水平。管理人员需掌握档案管理等方面的相关知识，并且能够将理论联系实际，做到熟练运用。第二，管理人员的道德水平。一个工作认真、细致、有责任心的工作人员会使学生档案管理工作的质量得到有效保证。因此管理人员的水平是高校学生档案管理工作质量的重要影响因素，而且主观性强，造成的影响往往更具不确定性。 　　三、档案内容 　　档案内容是档案管理工作的核心，完整性与个性化是衡量档案内容质量的两个主要标准： 　　1、档案内容的完整性 　　档案内容的完整性是指档案是否全面的记录了学生的特征。目前的大学生档案中，材料欠缺或者内容不够全面的现象普遍存在，比如说大学生参加计算机等级考试、英语四六级考试、相关职称考试的证书复印件一般都不会被收录到学生档案中，这些内容的欠缺能够产生负面影响。完整的档案内容可以给档案使用者提供最全面的信息，增加档案的参考价值会增加，而如果在档案信息收集的时候漏掉某一方面的材料，就不能客观全面的将学生的特征记录下来，影响档案的使用效果。因此，档案内容的完整性是影响学生档案管理工作质量的重要因素，但是相对而言，这一影响因素的可控性较大。 　　2、档案内容的个性化 　　档案内容不仅应该具有完整性，还需要有个性化的内容，目前学生档案中对于一个人的知识水平、理解判断力、记忆力、协调性、性格、工作态度、交际能力、计划组织能力、健康状况、特别技能等方面情况反映不全面【2】。很多高校在进行学生档案整理的时候只是例行公事，收集的材料比较程式化，有的对学生的评语千篇一律，不能反映学生的个性，这就使得学生之间的相互可对比性很小，利用价值大大降低。因此，适当在学生档案中增添个性化的内容可以有效提高学生档案管理