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德语经贸信函写作六个原则 【摘 要】商务信函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种文书，是商务沟通中的一种有效的手段，在商务往来中起着重要的作用。本文简单分析了德语经贸信函写作要遵循的六个原则。 【关键词】德语经贸信函 写作原则 【中图分类号】H33 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）31-0064-02 　　经贸信函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体商务问题的一种文书，是商务沟通中的一种有效的手段，在商务往来中起着重要的作用。经贸信函不仅是企业表达合作意愿的一种工具，还可以提升企业形象，是获得商业成功的第一步。因此经贸信函的写作影响着商务交往的质量和效果，写得好，就可以赢得新业务，有助于促进和发展与客户的关系，也能消除彼此间的误会、缩小分歧等;反之，就可能招致矛盾，失去客户。 　　同中文及英语的经贸信函一样，德语经贸信函的写作要遵循以下六个原则：准确、清楚、具体、简洁、完整及礼貌。 　　一 准确 　　准确是经贸信函写作中最重要的原则。在经贸信函的写作中信息的传递要准确无误，没有歧义;实质性的内容错误绝不能犯，否则会带来很大的经济损失。因为经贸信函中常涉及合作双方的利益或责任，是可以视为双方权利和义务的书面凭证。 　　准确原则主要体现在信函内容准确和格式准确。信函内容准确是词语以及专业贸易术语使用得当，句子结构无语法错误，单词无拼写错误，特别是信函中所传递的重要信息如时间、地点、品质、尺寸、规格、货号、数量、单价、总价以及发票提单和信用证号码等数字和号码都要准确无误。如果在报价时把单价“14，5Euro”写成“15，4Euro”，发票或信用证上金额错误，这些由于粗心而产生的错误都会为客户带来麻烦，影响公司的形象。 　　此外，在经贸书信中还要避免夸大其词，不使用绝对性词语及表达。例如在报价函中应该避免使用像“这是贵方可得到的最低报价”等此类的句子，最好换成“这是我方目前所能报的最低价格”。 　　格式上准确是指德语经贸信函的格式要符合由德国“办公事务”标准委员会所制定的商务信函的书写格式。商务德语信函的格式和中文及英语商务信函的格式有所不同。德语商务信函使用的是完全平头式。信函的所有部分都是左对齐，即整封信均无行首缩格。特别是正文部分，德语商务信函正文的开头部分一般要小写，第一个是大写单词的除外。中文信函都是缩行式，而英文商务信函的格式主要有四种：缩行式、平头式、半平头式及完全平头式。 　　此外根据德国“办公事务”标准委员会的规定，德文商务信函信纸页边距为左边24.1mm，右边20mm。字体用Arial，Times New Roman或Courier New。字号的规定为：正文及地址用10～12号字，其他信息则用6～8号字。数字的写法是：1～12用字母写，其余用数字。银行编码是8位数，从左边向右以三位分组：BLZ 569 454 23;账号也是如此：190 789 23。 　　二 清楚 　　经贸信函常涉及经济利益和法律责任，所以其中所涉及的关键事项必须观点明确，陈述清楚，以免日后引起纠纷。写信人必须把信息清楚无误地传递出来，以便商业伙伴正确地理解信文。商务信函写作时应当主题突出，层次清楚，重点突出，语言要通俗易懂，句子和段落篇章的逻辑清晰，避免使用含有不同词义或词义模糊的词语。 　　清楚原则主要体现在两个方面，首先，一封信函一般情况下只着重说明一件事，围绕一个明确的主题展开，尽量避免在一份信函中谈及多个事项。其次，要恰当使用词语和句型。德语经贸信函要尽量避免多级从句，因为复杂的多级从句常常会引起“逻辑混乱”。尽量将多级从句依次序分解成独立的单句。此外还要尽量避免使用虚拟式，因为德语的虚拟式含有犹豫、不确定的含义，这样的表达会引起对方的怀疑和不信任。基于这个理由，德语商务信函应当尽量少用虚拟式，多用简洁自信的表达。另外段落中要合理安排要点，确保每个句子和段落都能自然连贯。 　　三 具体 　　经贸信函应该提供具体的信息，而不是概括性和抽象的信息。要避免笼统的表达，因为笼统的表达会给读者含糊的印象，对要做什么、怎么做不知所措，达不到应有的交流效果。 　　具体原则主要是指商务信函中要列出具体的事实，具体的时间，具体的数据等。例如：“我方以按惯例根据贵方信用证开立了向贵方索款的汇票”这句话最好写成“根据贵方由德意志银行开立的第189号信用证，我方已按发票金额389，720.00欧元开立了向贵方索款的第23号即期汇票”。在写日期时要写具体的日期，如“2015年10月6日”而不要写十月初;回复对方信函时应该说明所回复的几月几日关于什么的信函;在报价时不能含糊地说“市场价格”，而应该说出具体的数字，结算的货币及方式。 　　四