总承包项目中电子邮件应用研究.docVIP

总承包项目中电子邮件应用研究 　　摘 要：电子邮件文档是总承包项目工作中重要的沟通交流文档，通过实施公务电子邮件实现总承包项目电子邮件沟通管理的规范、法规遵从及归档再利用，在项目文档管理中，无缝集成DOCUMENTUM平台与OUTLOOK邮件客户端，实现电子邮件文档的统一管理、移交、归档。 　　关 键 词：电子邮件文档;法规遵从;邮件归档;DOCUMENTUM 　　Abstract： E-mail is an important EPC project documentation. Official business E-mail archieved mail management specification ， compliance and archiving reuse .In the project document management， seamless integration DOCUMENTUM amp; OUTLOOK mail client， to achieve unified management of e-mail documents， transfer， archive. 　　Key words： E-mail documents; Compliance; E-mail archiving; DOCUMENTUM 　　电子邮件作为网络交流沟通的一个重要途径，已成为国内企业实施“走出去”战略的一个重要的沟通渠道，是企业间建立联系不可缺的工具，越来越多的企业通过企业电子邮件进行项目开发、沟通、交流、谈判、实施等工作，企业已离不开电子邮件，同时对企业电子邮件的高效管理、归档、利用、有效性、法规遵从等带来了挑战。本文针对我院总承包项目中的电子邮件文档的应用进行了研究。 　　1 电子邮件的法规遵从 　　法规遵从就是企业和组织在业务运作中，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，同时又能证明自己确实做到了相关的要求。 　　电子邮件记录信息的完整性、保密性和再利用性，为企业利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益增强，同时美国萨班斯-奥克斯莱（Sarbanes-Oxley）法案规定上市公司的电子邮件保留不少于5年，并规定与审计工作、财务工作有关的电子邮件保留至少7年[1]。被称为“中国萨班斯法案”的我国第一部《企业内部控制基本规范》，要求企业加强内部审计工作，利用信息化技术加强对数据输入与输出、文件存储、文件利用、数据安全等方面的控制，保障信息系统安全运行[2]。国标“公务电子邮件归档与管理规则”，明确公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交等规范，对电子邮件的真实性、完整性、有效性进行了明确规定[3]。法规遵从性要求企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子邮件数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。 　　2 电子邮件的归档。电子邮件归档的出现是随着法规遵从和公司内部的需求而出现的，同时日益增长的电子邮件数量，使企业电子邮件服务器超负荷运转，电子邮件的归档可为企业电子邮件服务器减负，通过电子邮件归档实现了企业电子邮件数据的在线归档、分类管理、长期保留并实施检索利用，图1为邮件归档体系示意图。 　　 　　图1 邮件归档体系示意图 　　邮件归档从邮件体系的基础层、数据层、系统层、用户层进行了架构和优化，对企业电子邮件满足了法规遵从、邮件审计、快速检索、长期保存和利用等;对邮件管理者提升了邮件服务器的性能、扩展性和可靠性，便利了数据的管理、邮件跟踪、数据备份和恢复等;对用户通过不同的访问方式（WEB或邮件终端客户端）实现邮件的快速访问和邮件归档查询，提升了用户的体验度，图2 为邮件归档架构。 　　 　　图2 邮件归档架构 　　3 总承包项目中电子邮件文档管理。电子邮件已成为人们对外沟通交流的重要工具，总承包项目中的沟通渠道――电子邮件的地位尤为突出，同时电子邮件中产生的各种垃圾邮件和非项目工作的邮件大量存在，淹没了与工作相关的电子邮件，随着时间的推移，对工作相关邮件的查找尤其费时费力，难以检索利用。 　　为规范总承包项目中电子邮件的管理和检索利用，我院为每个总承包项目建立了项目公务电子邮箱，公务电子邮箱统一由项目文控管理员进行管理，每个总承包项目的公务邮箱是对外电子邮件的沟通交流的输入和输出口，在项目执行过程中，另外根据实际需求为项目成员建立基于项目公务往来的专用个人公务电子邮箱，项目成员的个人公务电子邮箱与公务邮箱进行自动关联，项目公务电子邮箱收到的邮件根据策略矩阵自动匹配并分发项目相关人员的个人公务电子邮箱，项目人员在第一时间内了解和掌握公务电子邮箱的动态，同时项目成员处理后的邮件经过审批后自动发送项目文控管理员，由文控管