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浅析政府采购档案管理工作中存在问题及对策 　　摘要：采购档案是政府机关的重要文件，记录了政府采购中的各项重要的内容，同时还可以给政府今后的采购工作提供参考性意见。采购档案管理是政府采购工作的记录方式，具有较高的应用性，已经成为评估、监督和处理采购投诉等问题的主要操作方式。但是受各项因素影响，导致政府采购档案管理中依然存在较多问题，影响了采购档案管理工作效率。本文主要对政府采购档案管理中存在的问题进行分析，并针对性提出了相关对策，以期给同行研究学者提供参考。 　　关键词：政府采购；档案管理；存在问题；对策分析 　　中图分类号：G271 　　文献识别码：A 　　文章编号：1001-828X（2016）036-000045-02 　　政府采购工作是一项较复杂的事情，需要结合法律及方法，对制定的物品进行采购，政府采购档案是记录和反应政府采购工作的重要资料，也是反映采购活动情况的重要资料，妥善管理这些资料对政府采购工作效率的提升具有很大作用，同时还可以树立正面的市场发展形象，实际应用价值较高，必须及时对其进行分析。 　　一、概述 　　（一）定义 　　政府采购档案是记录政府各项采购活动及相关决策的书面资料，可以将其理解为我国政府采购管理部采购人员及采购代理部门在采购活动的记录，一般以纸质、表格及声相等形式储存，促进了政府采购工作的规范化发展。 　　（二）政府采购档案管理工作的意义 　　政府采购档案管理是我国政府加强管理、规范采购行为和提高采购质量等各项工作的行为。加强采购档案管理，不仅可以规范的记录、统计并分析各项采购行为，还可以节省财政支出，方便了各级人员的监督检查，此外还给采购活动问题的出现提供了较强的证据。因此政府采购档案管理对维护社会稳定和国家安定具有重大意义。除此之外，还可以结合采购形成完善管理机制，推动政府的廉政建设，进而帮助政府部门树立良好的社会形象。 　　二、采购档案管理中存在的问题 　　从采购档案管理的发展现状来看，受人员、硬件及管理方法等因素的影响，导致采购档案管理效率较低下，影响了政府采购工作的进展，具体可以从以下几方面进行分析。 　　（一）专业人员较匮乏，管理质量低下 　　从当前我国企业采购档案管理现状来看，由于很多企业还没有从思想上认识到采购档案管理的重要性，进而出现了各种采购档案管理问题。这些问题的出现与采购档案管理人员具有很大联系。目前很多企业认为采购档案岗位可有可无，导致管理人员不充足，有的企业虽然设立了采购档案管理岗位，但由于这些人员缺少资质和从业经验，还不能满足采购档案管理要求，有的企业甚至出现了一身兼多职问题，导致档案管理质量较低下。 　　（二）档案收集时间较长，影响了档案管理完整性 　　一些地方政府进行采购时，由于缺少规范，增加了采购资料收集难度，容易出现采购档案缺失等问题，影响了采购档案完整性。例如采购人员拒绝签订合同或不出示收据，导致采购资料难以归档。同时受采购档案管理机制影响，投诉人越级向纪委或当地领导投诉，主要以领导政务批准为准，但是领导人员工作较繁忙，很难及时处理各部门汇报的材料，或者因忙于其他事务而忘记处理，均会影响采购档案管理的进展。 　　（三）档案管理保密性不强 　　档案本身就是一种机密性文档，一旦出现泄密，将会产生多种问题。但是从当前的档案管理情况来看，企业档案管理中经常出现此种问题。在实际工作中，采购中心进行评标时应泄密而被控诉讼，在社会范围中引起了较大议论。因此档案管理保密性已经成为影响采购的核心因素。但是由于我国很多采购中心还不能认识到档案管理保密性的严重性，不能加强管理，导致档案管理中出现了较多问题，对企业发展造成了巨大影响。 　　（四）档案管理与实际使用相脱离 　　档案具有较强的原始性、实证性及使用效应，其中使用是发挥档案的主要方式。我国企业档案中包含的专业技术参数、企业经营状况、企业方针及文化特色等资料，均可以将其制定为标书，或者给评分过程提供较好的理论依据。从供应商的角度分析，原始性证明材料是主要的资料，可以给企业招投标提供依据。但是目前我国档案使用效率依然较低下，浪费了较多的档案资料，影响着企业的发展。 　　（五）档案管理软硬件设施较低下 　　目前随着科学技术的发展，很多新型管理方式营运而生，但是由于很多企业还没有从思想上认识到档案管理工作的重要性，不能设置专门的档案管理室存放档案，对企业发展造成的巨大影响，影响了企业纸质档案到电子档案的转变。因此我国档案管理软硬件设施水平依然较低下，在今后发展中还要不断加强。 　　三、提高政府采购档案管理工作质量的对策分析 　　结合当前采购档案管理中存在的问题，可以从制度、储存方式、人员及管理等方面完善，不断提高采购档案管理工作质量。具体分析如下。 　　（一）完善政府采购档案管