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档案资料计算机管理系统维护 　　摘要 随着计算机、网络等现代办公、通讯技术的广泛运用,计算机管理档案已经成为现实。随着数字化时代的到来,自动化设备与技术的完善,用计算机管理档案,用网络传递档案信息、发布工作计划从根本上改变了档案管理的工作方式,档案工作人员的思维方式和管理理念也随之而改变。计算机技术的运用是档案工作的一项创新与革命,但要充分发挥计算机管理系统的效益,达到档案信息资源与计算机、计算机与档案工作者和利用者之间的最佳整合,就必须做好计算机管理系统的安全和维护工作。 　　关键词 档案;资料;计算机;计算机管理;系统维护 　　中图分类号 TP39文献标识码 A 文章编号 1674-6708(2009)09-0051-02 　　 　　1 档案资料计算机管理系统的构成及其特点 　　 　　一个完整的计算机管理系统必须包含有以下3个组成部分:计算机硬件系统、软件系统和操作人员。 　　计算机硬件系统是指构成计算机等电子设备的中央处理器、内存贮器、外存贮器、输入设备、输出设备、接口设备、网络设备,它是整个计算机系统的基础。 　　软件系统是指为了计算机的运行、管理、维护而编制的各种程序和指今集的总和,所有计算机系统的硬件都必须通过软件控制才能运行,所以它是整个计算机系统的核心。从作用上可分为系统软件、工具性软件和应用软件等。 　　操作人员是指既掌握计算机操作、运用,又掌握档案工作知识,能够利用计算机管理档案的人员。人是整个计算机系统能否发挥作用的最主要因素,因此人是计算机系统的关键。 　　档案资料计算机管理系统与图书资料计算机管理系统有所不同,由于档案本身所具有的特点,很多档案原始数据不能随便公开,必须有专人负责管理,要求利用时需进行严格的审批并且运行速度要求快。档案资料计算机管理系统的主要用途是建立档案目录中心和全文数字中心,方便档案的检索和利用,能准确、迅速地查找到所需的档案信息,保证查全率和查准率,这就要求计算机的运行速度要快,安全性能要高。管理档案资料的计算机不仅要求硬件、软件安全,还要求在系统内贮储的信息要安全。 　　一个好的档案资料计算机系统必须达到硬件、软件和人员的最佳配合与协调,用最小的资源,获得最大的效果,要做到这一点,就必须做好档案资料计算机系统的维护与管理。 　　 　　2 计算机硬件系统的维护 　　 　　硬件设备大多是集成电子设备,电压的不稳定、阳光直射、灰尘、静电等原因,以及操作不当等人为因素都会引起系统的损坏,因此在日常管理与维护中应做到: 　　电压稳定。电脑是用电设备,不可避免会受到外部电源电压的干扰,不稳定的电压会造成电脑工作异常,如死机、蓝屏、重启动或自动关机,严重的会损坏硬件设备如硬盘、主板等。为了使电脑稳定工作,要求电源电压工作在198~242V范围之间,且不应该频繁波动,在电压不稳定的地区使用电脑时,还可以加装稳压器或者其它电脑专业稳压设备,来缓解电压波动对电脑的干扰。放置在办公室、查阅室等分散地点的终端,也要配备带有稳压功能的UPS,以备停电和短时间内稳定电压。 　　防静电。静电是引起计算机故障的重要原因之一,它所引起的问题不仅使硬件人员很难查出,有时还会使软件人员误认为是软件故障,从而造成工作混乱,所以应尽量使服务器及其周边设备接地良好,如果设备没有接地,当我们要接触里面的板卡时,应先用接地导线或其它放电设施对其进行放电。对设备操作时,应配戴防静电手套,地面宜采用不起灰、耐火、易打扫的抗静电活动地板或水磨石地面,并适当调节空气温度,以减少静电的产生。 　　严格操作规程。机房应做到专人负责,专人管理,禁止非计算机硬件维护人员带电安装、拆卸计算机;禁止维护人员使用来历不明的软盘、光碟和移动存储器;禁止在计算机上玩游戏;禁止在机房内吸烟、吃零食和在机房内使用手机。对硬件设备管理、软件系统及数据管理、计算机病毒防治等方面预以高度重视,保证计算机发挥应有的效用,及时发现、排除硬件设备的隐患和故障。 　　 　　3 档案资料计算机软件系统的维护 　　 　　3.1 软件运行的日常维护 　　熟悉档案资料计算机软件系统的工作流程,提高工作人员日常运行维护的基本技术和技能。建立工作日志,在日常的工作中逐步加以充实与完善。 　　3.2 数据的日常备份 　　软件维护的一项重要工作就是数据的备份,数据备份可以为受损或崩溃的电脑系统提供安全、有效的恢复手段,将数据丢失造成的损失降到最低。吉林大学南岭校区图书馆的档案资料设有专人负责数据备份工作,对系统数据做到每天进行备份,备份采用磁盘镜像和脱机两种方式相结合的备份方案。磁盘镜像也称热备份,使用两个以上相同类型的磁盘互为镜像盘,对任何一个磁盘的数据操作都会被复制到镜像盘中,如果其中一个硬盘出现故障,另外一个硬盘将提供相同的