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浅析电子档案管理若干问题 　　[摘 要] 快捷、高效、节约是实行电子档案管理的几大优点，社会档案管理逐渐接受了这一管理模式的应用，但就事业单位电子管理工作的基本概况来看，仍有提高的空间，本文结合笔者多年工作经验，针对事业单位电子档案管理中存在的问题提出一些个人的看法和意见。 　　[关键词] 电子档案；管理；事业单位 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 058 　　[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0080- 02 　　电子档案是在社会实践活动中逐渐形成的，该类档案具备一定的保存价值，计算机是储存、处理该类档案的主要工具。相比于传统纸质档案而言，电子档案的形成、储存和管理工作所运用到的技术都有所不同，事业单位的档案管理工作又与其他单位性质的档案管理工作存在较大的差异，要想达到杂而不乱、有条不紊、繁而不碎的档案管理工作目标，让该管理工作的作用更加凸显，管理人员必须要对电子档案管理工作有更为深刻的认知体会。笔者结合自身工作实践经验，谈谈电子档案管理工作的一些体会。 　　1 电子档案管理工作存在的问题 　　1.1 信息安全问题 　　计算机信息技术是电子档案工作开展的基础，档案信息搜集、传输、归档等工作都是通过计算机等设备完成的，相对于传统纸质档案信息的整理、分类、保存工作而言，效率会得到大幅度的提升，资料查阅也更为便捷。但是电子档案信息在发送、接收、保存、归档的过程中可能因为病毒入侵造成被窃听、泄露、伪造、篡改等，这些安全问题是档案管理者要时时注意的，许多学生的信息泄露给其生活带来了困扰就是因为高校电子档案被不法分子窃取造成的。就事业单位电子档案管理现状而言，信息安全还不能得到足够的保障。 　　1.2 管理人员素质问题 　　事业单位电子档案管理工作对工作人员的个人素质有着较高的要求，除了较强的自我约束能力和较高的思想政治水平以外，档案管理相关的计算机理论知识和实际操作能力的熟悉也是电子档案管理工作优势发挥的一大重要因素。我国事业单位档案管理工作人员的日常工作量极大，因此分配在电子档案管理工作的时间和精力就十分有限，而本管理职位又有着人员流动性强的职业特点，因此电子档案管理长期稳定的发展目标久久不得实现。 　　1.3 管理制度完善问题 　　信息还是以文字为主的纸质档案管理时期，档案管理人员对档案信息保存的重要性有深刻的认知，纸质档案的重要信息全部罗列在纸质载体上，只要列入备份数据档案登记簿上，档案信息的管理工作就算完成了一大半。但面对电子档案信息的处理时，管理工作人员的工作思路还在转变的过渡期，对电子档案物质载体的保存没有充分的认识，常用的如光盘、U盘、移动硬盘等存储设备的信息存放都是管理人员自己安排的。所以管理人员在对许多比较重要的系统、数据、文档进行备份时毫无头绪，哪类数据需要保存，又要以何种介质保存备份都是电子档案信息管理的工作内容。然而当前形势下，档案管理人员没有具体的标准可以参照，因此电子档案的备份工作十分混乱，不利于管理工作的稳定发展。对于电子档案信息拷贝行为的制止，相关管理安全防范也没有提出行之有效的措施，这说明事业单位档案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相关部门和管理工作人员一定要给予高度的重视，通过规章制度的制定和完善来保证电子档案信息管理的有效性和安全性。 　　2 电子档案管理工作的改进建议 　　2.1 电子档案管理相关规章制度的构建和完善 　　为了让事业单位电子档案管理走向正规发展的道路，电子档案管理相关规章制度的构建和完善是十分必要的，只有这样，电子档案管理工作才能走上科学化、规范化、高效化的发展道路。我国大部分事业单位虽然都建立了电子档案管理体系，但是管理制度缺乏的问题也十分普遍，为了让电子档案利用的效率有所提高，相关规章制度应该对档案文件的制作、审核、归档以及档案信息的搜集、整理和保管环节作出详细且明确的规定，各个单位还可以结合本单位的实际工作和档案特征来补充完善。 　　2.2 资金投入的加大，让档案管理环境得到改善 　　电子档案的管理工作对于事业单位而言算是一大创新举措，现代化管理技术和设备的应用对本管理工作能够起到很好的促进作用。但是由于区域之间的经济发展无法同步，因此许多档案管理设备需求无法得到满足。为了解决这一现实问题，单位档案主管部门应该担负起督促责任，在与相关部门协助后向当地政府申请经费支出，让档案管理工作的条件和设备都得到改善，起到促进档案工作现代化管理实现的作用。除此以外，有关部门还要着力于档案管理通用软件的推出，遵循统一设计、统一规划的基本原则，让档案管理能够节省更多的人力、物力、财力和时间，达到工作效率提高的发展目