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浅论如何推行档案工作规范化和标准化 　　摘要:档案管理是一门具有高度实践的学科,在现代各行各业不断进步的过程中,对档案管理的各种形式和态度都慢慢蔓出苗头。而强调档案工作的规范化和标准化就尤其重要了。本文通过对档案规范化的重要性来描述档案工作,通过各个方面对其规范化、标准化作了简单的分析。 　　关键词:档案管理 规范化 趋向 　　 　　在创新时代的我们,面对任何事物都要保持创新的态度和不断进取的心态。但是对于规范和标准还是不能放弃的。我们要辩证的继承。所以本文由对档案管理规范化的重要性开始,分析了档案管理工作的规范化和标准化,并且对未来的趋势加以探索。下面我们就来分析了解。 　　 　　1 档案管理规范化的重要性 　　知识经济时代,是知识、信息、人才、技术为主要特征的经济时代。在这个时代,正确认识档案管理规范化建设的重要性,不仅是市场经济发展的客观要求,而且也是为了适应经济全球化对管理的挑战。概括起来主要有三个需要。 　　1.1 它是遵循管理规律的需要 　　根据管理规律的要求,首先,它是要求全面贯彻和执行党的教育方针,具体探索和实践符合时代发展的思想和理念,坚持正确的人才培养方向,造就适应新世纪新阶段需要、富有时代特征和创新精神的社会主义建设者和接班人的需要。其次,它是要求不断加强全面型人才队伍建设,促进市场与人才协调发展,正确实施有效的管理,把管理作为经常性的中心工作,在各个方面都要实现管理规范化的需要。根据管理规律的这些要求,加强档案管理规范化研究和建设,是一项重要的基础性工作,必须引起我们高度重视。 　　1.2 它是维护秩序的需要 　　根据管理秩序的要求。首先,它是研究管理规律,改进管理工作,提高管理水平,建立稳定的秩序,保证工作正常运行的需要。其次,它是加强基本建设,创造良好的环境,研究并组织实施改革,把改革成果渗透到人才培养模式中去,努力调动所有人的积极性,提高质量意识,增强教学的有效性的需要。但是,这些要求都离不开档案管理规范化的支持作用。1.3 它是提高管理效率的需要 　　管理以刚柔兼容为特点,突出以人为本,建立了企业和单位动态管理机制。在??个环节,实行分解管理和目标管理责任制,有分工有合作,形成权责明确的管理体制。这种特点决定了我们在管理过程中,更需要档案管理实行规范化,才能提高全过程管理的效率。 　　1.4 它是强化管理信息化的需要 　　在这个新的时代里,信息化已成为社会发展的三大支柱(信息、能源、材料)之一。管理规范化、信息化在档案管理活动中,具有举足轻重的地位。 　　 　　2 提高档案管理水平,推进档案管理工作的规范化、标准化 　　(1)档案管理内容与范围的规范化与标准化案卷材料收集的完整性是决定和影响档案价值的因素,针对某些档案管理内容模糊的弊病,明确档案管理的范围和内容是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。 　　档案管理的范围很大。企业在经营方面所进行租赁、承包、核算的方案、协议、采购招标等也应实行归档收集。同时,在对这些档案立卷时,要注意把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。另外,为了实现案卷的规范化,还要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组合。对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管,而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 　　(2)档案管理手段的标准化与规范化高科技的发展,也使档案增添新的内涵。一方面,企业档案门类较多,比如医院。尤其较繁忙的医疗业务活动,须保留大量的业务归档材料,如病案、影像资料,全部以传统的方法贮存,将占用很大的库房。另一方面,高科技的发展,也使档案载体更加丰富多样。因而采用数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,特别是对资料实行数据库管理,可大大地减少贮存库房,并方便检索。 　　(3)档案管理队伍的标准化与规范化首先,要树立领导干部的档案管理意识,明确档案的管理部门。将档案管理纳入科室管理责任书之中,明确主任对科室档案工作的管理责任,要求主任抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识,并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇,档案管理人员的设置也更随意。为了实现档案管理的标准化,要将档案人员培养纳入企业人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适用档案业务发展,推动档案管理水平的提高。