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浅谈无完善信息系统情况下预算管理信息化 　　摘要：信息化在预算管理中的作用至关重要。鉴于企业完善信息系统典范ERP在我国大部分企业的运用不甚普及，本文着眼于Excel的深度应用，先打造预算管理的数据库，再从数据库中自动获取所需的各种数据信息，从而提升预算管理的效率和质量，实现精细化的预算管理。 　　关键词：Excel；预算管理；数据库 　　中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）007-000-02 　　一、预算管理信息化的常见问题及对策 　　无完善信息系统的企业预算管理通常存在以下常见问题： 　　1.“信息孤岛”现象严重。各业务部门都有各自的表格体系，部门之间的数据传输靠Email、电话等人工沟通方式。更严重的是，各业务部门自身的表格体系也无统一规范格式，没有统一的编码体系。这种杂乱无章的“信息孤岛”现象给预算管理部门的汇总分析工作带来极大的困难。建议由预算管理部门牵头，与业务部门统一制定标准，即制定统一标准化的编码体系、表格体系等。业务部门按照统一标准报送预算管理部门。 　　2.将过多时间和精力放在展示报表、汇报材料上，通常是“一事一做”，而在构建规范数据库，开发数据自动分析统计模型模板上投入的精力较少。 　　3.表单过多，缺少优化整合。即让各责任中心报送的表单一年比一年多，而很少有减少的情况。建议对报送表单进行优化整合，减少不必要表单报送。 　　4.过于重视数据结果，而对数据运算流程及数据逻辑关系的重视程度不够。这有可能导致所显示的数据结果与真实的数据结果存在较大差异，不利于企业目标实现。 　　5.商业软件功能与时俱进程度较低，使用范围上存在很多局限，并且商业软件与企业业务结合程度不高，有效使用率低。 　　面对海量的、多维的、复杂的数据信息，传统的工作模式是利用“函数公式”在大量表格间穿梭，其特点是数据分散、数据冗余、数据多来源、数据手工操作。甚至有预算管理人员连源数据表和汇总分析表的关系都没有搞清楚，却花大量精力去手工制作汇总分析表。这种耗费过多时间和精力的传统预算工作模式只能制作出一堆“一次性报表”，还很有可能存在人工计算误差，这也是预算行业工作人员大量加班的原因之一。 　　事实上，只需规范填写源数据表，就能通过Excel等技术手段自动获得汇总分析结果。汇总分析表不是手工活儿，通过对Excel等办公软件的深度应用，将其作为预算管理和经济活动分析工作的有力抓手，将大大提高预算管理工作乃至各种经济活动分析工作的效率和质量。 　　具体的做法就是：深度应用以Excel为首的Microsoft Office软件，努力打造基于“底层数据结构”的数据库体系。我们学习和应用的不仅是Office软件本身，更是一种高效工作的理念和方法。 　　二、打造数据库的理论基础 　　对于基于Excel的数据库，我们的理解是，包含三个层次：原始数据、底层数据结构、展示。如下图所示： 　　原始数据是指获取的各种原有格式数据。包括图表、文字、音像制品等各种资料。 　　底层数据结构是此理论的核心，包含参数表和源数据表。参数表中的各参数通常被源数据表所引用，同时确保源数据表的数据记录准确性；源数据表用于存放所需的来自于原始数据的所有明细数据，这些明细数据已在源数据表中进行了结构化标准化处理。 　　展示是指加工出的各类数据产品。有了原始数据和底层数据结构，通过各种信息技术自动加工出各类数据产品，即上报给管理层的各类表格、图形、文字资料等。自动化是这个层次的特点。 　　使用Excel打造预算管理的数据库，需要注意以下原则： 　　1.标准化原则。标准化是信息化工作的基础。要做到责任中心标准化、会计科目标准化、计量单位标准化等。 　　责任中心是指承担一定经济责任，并享有一定权利，反映其经济责任履行情况的企业内部（责任）单位。根据管理的精细程度，一般企业的责任中心可理解为分/子公司、总部各职能部门等。每个责任中心应有一个唯一的编号，用于标示该责任中心。预算管理中常用的责任中心有预算单位和核算单位，其编号要标准化；预算单位和核算单位的口径最好完全一致，如因各种原因不一致，要找到其明确对应关系，这种对应关系是上图“底层数据结构”中“参数表”的重要元素之一。 　　每个会计科目应有一个唯一的编号，用于标示该会计科目。因企业大多采用会计核算软件，故有相应现成的会计科目编号，可直接采用。 　　计量单位标准化，即在数据库中使用统一的计量单位，比如金额使用统一币种等。 　　2.单项汇总原则。即明确最小颗粒度，单项正确了，逻辑关系正确了，最后的各种展示汇总结果必然是正确的。而不应相反。 　　3.一体化原则：年度预算与月度预算一体化、预算与核算一体化、历史数据与当期数据一体化。规范采用相同的数据结构