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浅谈民办院校系部行政秘书能力要求 　　摘要：民办高等教育快速发展，行政秘书作为学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”。笔者根据自己的工作经验对比进行了详细的阐述。 　　关键词：行政秘书；民办高校 　　中图分类号：G472　文献标识码：A　文章编号：1008-4428(2011)11-27-02 　　应天职业技术学院的行政秘书，日常事务是协助各院(系)领导做好日常行政事务的组织与管理工作，协调好领导与教师之间的关系，是系部的参谋员、协调员、服务员。笔者结合自己的心得体会，对行政秘书的岗位职责作如下概述： 　　(一)会务工作 　　做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。 　　(二)内务管理工作 　　协助系领导落实学院、有关职能部门和系里部署的各项工作；帮助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。 　　(三)文书工作 　　协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。 　　(四)财、物管理工作 　　负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。 　　(五)信息收集、整理和反馈工作 　　协助系领导收集整理有关信息，以便于领导决策。及时、准确传递学院及系领导有关意见和决定，做到信息畅通。按要求将有关文件精神及时、准确地传达、印发到规定范围。按要求收集、整理、上报本系教工晋升职称、岗位变动、年度考核、教师培训等有关事项。负责系报刊杂志的征订及信件书报的领取和日常管理工作。 　　(六)档案管理 　　负责本系档案保管、整理及归档工作；负责本系所购办公设备的验收及有关资料的收集、归档；收集、保管本系各种会议、活动、调研等有关材料，整理归档。 　　(七)公章的保管和使用 　　系行政秘书是本系公章的保管负责人，必须按有关规章制度，经系领导批准后使用公章。在使用前要了解、审核内容，登记并复印存档。 　　(八)对外联系和接待工作 　　负责系招聘教师的联系，协助有关部门作好招聘教师的录用准备及手续办理等工作。接待来访客人。 　　因此，要成为一个合格的行政秘书，优质高效地完成自己的本职工作，需从如下五个方面入手，来提高自我。 　　(一)培养良好的表达能力 　　在现代行政秘书所应具备的各种能力中，表达能力是至关重要的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。 　　1、文字表达能力 　　文字表达能力是行政秘书的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。例如：会议通知、会议记录、教学管理计划等。 　　2、口头表达能力 　　语言表达能力也是行政秘书的一项非常重要的基本功，无论是传达上级文件精神工作，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，随着办公室与校内、校外交流的增加，直接以语言表达作为处理公务活动。所以表达能力主要表现在文字表达能力和口头表达能力两个方面。例如：电话接听、家长接待等。 　　(二)协调和交际能力 　　行政秘书处于高校管理的枢纽部位，要接触领导、同事、教师、学生。行政秘书的协调能力直接影响着行政秘书工作的成效。 　　行政秘书要处理好自己与周围人群的关系，要善于发现领导与领导之间、领导与教师之间，以及各个部门之间的矛盾，并发挥恰当的平衡作用；要善于发现学校管理中各个环节可能出现的问题与失误，并想方设法予以协调、解决。 　　近年来，应天职业技术学院不断扩大招生规模，在校学生人数大量增加，学生类型和学生层次日趋多样化，这无疑提高了高校管理的难度。因此，作为行政秘书就必须在大量而复杂的工作中，善于协调，力争为自己创造一个良好的、积极的、平衡的工作和发展平台。 　　(三)良好的应变能力 　　行政秘书的大部分工作都可以依据各种规章制度和政策法规办事。但是突发性的事件，往往会影响管理活动的正常进行。当领导不在场，或由于其它客观原因不能及时决策时，行政秘书就必须具有见机行事、灵活变通、机智敏捷的应变能力，处理或参与处理这种突发事件。例如：学生反映教学问题、家长要求不合理等。有了这种应变能力，就能够较准确地把握情况的变化，能够