行政办公室档案收集整理工作注意事项探讨.docVIP

行政办公室档案收集整理工作注意事项探讨 　　摘 要：档案收集与整理工作作为档案管理工作的首要环节，也是丰富档案内容的重中之重。原始资料收集是否齐全、完整都会影响档案管理水平。随着时代的变迁，人类社会已经正式进入到信息时代，充分利用档案资源成为促进经济社会发展的关键。但是，我们在看到档案收集整理工作发展的同时，也要明确其存在的问题，相比较国外发达国家来看，我国档案管理工作起步较晚，缺少专业人才及技术等支持，尤其是收集整理环节，受到主客观因素的影响，导致整理、编研等环节困难重重，加大对整理工作注意事项的研究十分必要。本文将结合行政办公室档案收集整理工作的内容及特点，分析和研究其对于整个档案管理及行政工作的重要性，最后在此基础上阐述需要我们注意的事项。 　　关键词：行政办公室；档案；收集整理工作；注意事项 　　近年来，我国行政事业取得了较大的进步，特别是档案管理工作，国家提出了《档案法》等多部法律，为档案管理、使用等提供了制度支持。相比较从前，已经取得了很大进步。然而在现实生活中，仍然会受到环境、人为等因素的影响，使得档案的收集整理工作水平没有有效提升，影响了档案社会效益的有效发挥。档案作为行政办公室工作的基本内容，社会发展新形势赋予了该项工作新的内涵及意义。由于基础环节并未得到有效落实，直接影响整个行政服务中心公共服务水平的有效提升。对此我们要重视对该项工作注意事项的研究，以此来减少和规避不良问题，为后续档案价值的提升、利用等做好充分的准备。 　　1 行政办公室档案收集整理概述 　　针对行政工作来说，档案收集整理工作主要由多个环节构成，掌握具体环节对于我们更好地开展工作具有一定帮助。具体来说：第一，收集，是该项工作的基础环节，也是后续工作顺利开展的前提保障。第二，整理，需要档案人员按照相关规章制度对档案资料进行系统化整理，并对资料进行鉴定，针对资料的重要性确定保存期限，分清主次[1]。第三，保管，完成上述步骤后，对档案进行安全保管，为使用者查阅提供支持。 　　相比较企业档案来看，行政办公室的档案工作具有特殊性，在多年发展过程中形成了自身别具一格的特点。如综合性，由于办公室本身是一个综合性部门，档案资料来源具有广泛性特点，涉猎科研、管理等多项内容，不仅如此，文件形式也具有多样性。科学性，档案科学之所以能够得到长足发展，是由于其建立在统计学、管理学等学科基础之上，能够为其他部门工作决策及业务的开展提供科学依据和参考，减少不良问题的出现，为政府树立良好的公众形象具有较大的帮助。系统性，档案的收集整理并非完全按照主观意愿开展，而是遵循严格的规章制度进行，在制度与程序的共同约束下，形成了规范化管理及发展模式，在长期历史发展中，已经具有自身独特的逻辑形式[2]。创新性，人类社会始终处于不断发展进程当中。由于时代发生了变化，人们生产和生活方式也会随之做出相应的调整，逐渐由人工化朝着数字化、缩微化等方向发展，将原本复杂的工作变得更加简单和方便，对此收集整理工作只有不断推陈出新、才能够满足社会发展需求。 　　2 收集整理工作的重要意义 　　档案的收集整理占据档案工作的主要部分，在档案管理全过程中，收集是起点，档案的利用是目标，而整理则是连接起点与终点的衔接环节，上至收集工作，能够了解档案资料，下接利用，促使档案工作发挥社会效益。因此该项工作的落实与实施是确保档案科学化管理的核心，只有加大对档案的管理力度，才能够为组织工作提供更多支持。重视收集和整理工作，不仅有利于档案的查找和利用，且能够实现对档案的安全保护[3]。另外，如果档案整理工作开展的好，将会在一定程度上提高档案的检索功能，继而提高档案资源利用率。 　　3 档案收集整理现状分析 　　不可否认，我们针对档案管理工作方面已经做出了巨大的努力，但还是存在很多应付了事的情况，使得档案管理水平并未得到质的飞跃。如收集文件不完善，具体表现为有正文无稿件、有附件无正文等现象比比皆是，无法真实地反应出行政工作全过程，直接影响了档案的利用价值。另外，还有一些工作人员并未给予收集和整理工作更多关注和重视，认识不到档案工作的重要意义，如科研档案仅关注成果，忽视了归档工作。正因如此，科研项目的组织、审核等资料都得不到及时、有效的收集，甚至是失散、遗失[4]。长此以往，行政人员在工作中不能够及时反思自身存在的不足及问题，直接影响未来行政服务水平的有效提升。在《档案法》等制度出台后，行政部门开始逐步建立档案收集整理制度，制定相应的工作职责，但是制度实施过程中，由于缺少配套的考核机制，影响了管理制度有效性的发挥，导致该项工作流于形式。除此之外，档案人员专业素质、收集范围较小等诸多因素都在很大程度上影响档案管理水平的提升。 　　4 收集整理工作注意事项 　　作为一项系统性、复杂性工作，收集整理工作