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论档案工作在高校管理中缺失 　　摘 要: 档案工作在高校管理中的“缺失”是客观存在。这种“缺失”现象主要表现在观念、内容、机构、制度、保障和评估机制等方面,从某种程度上影响着高校的“宏观管理”效益,影响着大学文化建设、大学制度建设和高校整体事业的发展。档案工作是学校重要的基础性工作,属于学校“微观管理”范畴,但它必须获得“宏观管理”的依法指导,否则就会偏离方向或失去控制。 　　关键词: 档案工作 高校管理 缺失 对策 　　 　　目前,各高校都在加强现代大学制度建设,但很少有高校将档案工作制度建设纳入现代大学制度建设的范畴。近年来,笔者多次参加全国性和省内高校档案工作研讨会和学术会议,会上普遍反映:高校档案工作没有得到应有重视。“不重视”已是高校档案工作者常常挂在嘴边的口头禅。这说明,高校档案工作在高校管理中存在比较严重的“缺失”现象。这种“缺失”现象主要表现在观念、内容、机构、制度、保障和评估机制等方面。如果对此不加正视、不加研究、不采取对策,必将严重影响《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号,2008年9月1日施行,下文称“27号令”。)的贯彻实施,影响着高校的“宏观管理”效益,影响着大学文化建设、大学制度建设和高校整体事业的发展。 　　一、“缺失”的存在 　　高校档案工作应当与学校其他工作“同步发展”,这是“27号令”的基本法规要求。但在现实中,这往往是一种口号或愿望。根据“学校管理学”理论[1],档案工作不仅是学校重要的基础性业务工作,它还是学校管理中的有机组成部分,是实现学校教育目标的必要条件。 　　因此,必须正视档案工作在高校管理中的“缺失”存在。笔者从事高校档案管理多年,最深切的体会是:档案管理部门“要钱很少,要人很弱,要房等等”。此话的含义是:一,经费投入是要见效益的,而档案工作的效益往往不是及时的显性的,满足不了学校领导层面的“价值追求”,因此学校往往看不到档案及档案工作的隐性价值而忽视必要的经费投入,致使档案管理部门事业经费常常“捉襟见肘”;二,高校是拥有人才和培养人才的地方,但高校档案管理部门由于长期以来队伍建设没有得到足够的投入,而致使档案人员综合素质普遍不高,存在年龄老化、“娘子军”和专业结构不合理等状况,即使有编制进人也往往是校内“东拼西凑”,很少能够引进高层次的人才;三,目前从全国高校的情况看,成立档案馆的还不是很多,有的高校虽然成立了档案馆,但拥有独立馆舍的也不多,也往往达不到档案馆建设标准,因此申请库房往往要“一等再等”――等教学、科研等办学主体用房满足需要后再考虑。当然,档案管理在经费、人员、库房三方面条件较好的高校也有存在,但这只是少数而已。 　　某高校校务会议在一次讨论档案馆经费和用房问题时,因为学校办学资源紧张,满足不了档案馆急需的经费和用房要求,有位校领导就说:“档案工作就是收收齐,管管好,有人用就查一查,对学校工作不会有什么大的影响。”笔者因为对档案工作有切身体会,对这句话也就有以下的理解:一,这是高校档案工作传统落后管理方式的普遍客观存在;二,学校领导对档案工作的基础性、重要性在认识上存在偏差;三,说明高校档案工作是由“收、管、用”形成的一个有机系统,并在某种程度上肯定了档案的使用价值;四,“齐、好、查”三个字又说明档案工作是有严格要求的,怎么才能收“齐”,怎么才能管“好”,怎么才能方便师生和社会人员“查”,深入思考这三个问题就会发现其中丰富的内涵,需要做的工作很多,需要的投入也很多。因此,档案工作“对学校工作不会有什么大的影响”这个结论下得过于肤浅。 　　目前,各高校都在为制订事业发展“十二五”规划而进行广泛的调查研究工作。据了解,将学校档案工作纳入调查研究项目的还微乎其微。可以相信,由于“27号令”的颁布实施,大部分高校会将档案工作写进“十二五”规划的某一个方面,比如学校公共服务体系建设或校园信息化建设,但方案的细化和组织实施尤其是经费投入的保障到位将是一件十分艰难的事。 　　二.“缺失”的具体表现 　　“缺失”就是缺乏和丧失。档案工作在高校管理中的“缺失”现象概括起来具体表现在以下几方面: 　　1.观念缺失。 　　观念的形成和创新都不是一蹴而就的事。为什么有的领导会认为档案工作对学校整体工作“不会有什么大的影响”呢?就是由于高校档案工作起步迟、发展慢、作用没有得到应有的发挥。大多数高校的档案工作是在改革开放以后发展起来的,加上目前许多高校是进入21世纪以来高等教育大众化的产物,新建高校或原有高校在外延扩展的过程中,很少能够把注意力放到档案工作的创建和发展上来。因此,即使档案工作已经存在,学校的各级管理者也往往用传统落后的眼光看待它,认为档案工作“轻贱”、“简单”,认为档案工作就是收收材料编编目录,补补贴贴装进盒子,整理整理放上架子,有的甚至认为