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论档案管理和利用 　　摘 要：档案是人类社会的原始记录。它不仅记录着人类文明社会发展进步，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有深远意义。整理利用档案，使档案直接为经济建设服务，为社会稳定服务是档案展馆的基本职责，也是发展档案事业的需要，更是档案工作者的神圣使命。 　　关键词：档案；保管；利用 　　1 档案保管的要求 　　档案保管工作的基本内容有两项：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。简言之，档案保管工作的基本内容就是“维护秩序”和“保护实体”。主要包括以下三个方面：档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护；档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 　　档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节；是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节；档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。 　　从实质上来讲，档案保管工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。 　　2 档案的利用要求 　　档案提供利用工作是档案馆通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。其内容基本上包括两个部分：一是准备档案检索工具，介绍和报道档案馆保存档案的内容和成分，为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务，这是目前档案利用工作的核心内容。档案馆（室）向档案利用者提供利用服务的方式、方法是多种多样的，基本的方式有：一是提供档案原件，可以设立专门的阅览室，也可以根据规定将原件外借；二是提供档案复制件，包括制发档案复制品，提供并电邮档案电子版，出版或印发档案文件汇编，在报刊上公布档案，举办档案展览；三是根据馆（室）藏档案内容制发档案证明，解答利用者咨询，编写档案参考资料，参与编史修志和撰写科研文章。 　　3 档案保管工作的任务 　　维护档案的完整与安全，既是整个档案工作必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整和安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重要环节和主要手段。从实质上来讲，档案保管工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到破坏）。 　　4 档案管理中存在的问题 　　4.1 年代久远的老档案的抢救 　　档案馆成立至今已保存有大量珍贵的老档案。这些档案由于保存年代较为久远以及保存条件差，使用频率高等原因已经开始损坏，如何抢救这些珍贵的历史档案已经成为档案馆迫在眉睫的问题。 　　4.2 档案的高效利用 　　正如我们前面分析的，由于传统的档案管理、查询及利用方式的落后，查找和提供利用档案的速度较慢且准确率低，这显然不能满足社会的需要。尤其是现在要求信息的获取应快速高效、手工处理方式已经严重影响了档案馆业务的开展。 　　4.3 档案管理成本的增加 　　档案管理的成本问题，一直是制约档案馆业务开展的一个问题，由于人为损坏造成的高额修复成本，传统的纸质档案和采用缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。 　　4.4 档案管理数字化是档案工作发展的必然结果 　　随着科学技术的不断发展和深化档案工作也发生着翻天覆的变化。一是档案数量的剧增，二是新型信息介质和记录方式的档案的不断出现如光盘磁介质存储设备等。同时随着时间的流逝和档案的急剧增长，人为和自然因素的影响以及保管条件欠缺和不当，档案损坏程度日益加剧，所有上述发展变化都强烈冲击着档案工作中传统的手工管理手段和方法。要求档案信息的存贮和保护能力必须相应的增强，档案管理的效率和质量必须相应的提高，档案管理的物质条件与技术条件必须相应的改善。因此，档案工作现代化成为适应上述发展变化的必然结果。 　　5 档案保管工作的解决方法： 　　5.1 以防为主，防治结合 　　寻求科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的，也有自然的因素。比如：防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防鼠、防虫、防