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论档案管理在示范性高职院校建设中作用 　　摘要:对广东轻工职业技术学院在创建全国示范性高职院校的准备、申报和建设过程中档案工作所暴露出的一些问题进行分析,提出学校档案管理工作应该加强的几个方面。 　　关键词:档案管理;示范性高职院校;评估 　　中图分类号:G717文献标识码:A文章编号:1672-5727(2010)01-0068-02 　　 　　教育部决定从2003年起建立五年一轮的普通高等学校教学质量评估制度,并且成立了高等学校教育教学评估中心,这标志着我国高等教育教学评估迈入规范化、制度化的发展阶段。具体到高职高专院校,可以这样认为:高职院校的评估既是对一所高职院校整体工作的全面检查,又能对高职院校的各项工作起到“以评促改、以评促建、以评促答、评建结合、重在建设”的积极作用,促进高职院校进一步明确办学指导思想,发挥主体性和主动性,有利于高职院校办学自主权的发挥,加快落实高职院校教育工作中心地位、改善办学条件、深化教育教学改革等,具有极其重要的现实意义。 　　正是在这样的背景下,我校从2006年开始正式启动“全国示范性高职高专院校”的评估准备工作,经过全校教职工的努力工作,于2008年提出申请,接受全国高职高专院校人才培养教学水平“全国示范性高职高专院校”的遴选工作,经过准备建设、预审、论证、推荐、评审,最终成为第三批“国家示范性高等职业院校”。从创建和评审的全过程看,科学、规范的档案管理和完整、齐全的档案材料是教学评估的必备条件和重要依据。 　　示范性高职院校建设是对学校发展各个方面的评价与总结,因此,在示范性高职院校的申报和建设过程中,必然会形成在建设、管理、服务和教学等各个方面、专门为示范性建设工作提供支持的文件材料,这是对学校办学历史、办学理念及办学水平的一次梳理、总结和提炼。而这些档案材料是院校建设的历史资料,不论是在示范性建设预审、论证、推荐、评审中,还是在验收考核中,都是最直接的证据。齐全、完整的档案材料集中地反映了学校工作的历史与现状,是专家正确评价学校人才培养工作水平的重要依据。高质量的档案材料,能充分体现出学校教学质量、教学管理水平和办学水平以及办学特色等情况。因此,做好档案管理工作就显得尤为重要。 　　 　　高职院校档案在评估工作中的作用 　　 　　高校档案是指高校在办学过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、声像、实物等不同形式的历史,记录。要完整和准确地记录历史,就必须及时、尽可能全面地保留原始资料,并经过整理形成档案。高校档案涉及面十分宽泛,涉及教学、科研、管理、人事、基本建设、对外协作和学生学习生活等方方面面的工作,涉及全校师生员工。因此,准确、完整、全面地做好高校档案工作对记录学校发展有着非常重要的意义。 　　在评估实施过程中,学校档案是评估专家组借以考察、了解学校办学情况的一种非常重要的信息媒介。因此,档案建设对于高校评估能否顺利开展至关重要,具体而言,档案在评估中的作用体现在以下几方面: 　　高职院校档案客观地再现了高职院校的发展历史,是高职院校发展的历史凭证这是档案的原始特性,是其他任何事物不能代替的。广东轻工职业技术学院是1999年经教育部批准成立的全日制高等职业技术学院,是一所致力于为地方经济发展培养应用型技术人才和高技能人才的高职院校,前身是创建于1933年的“广东省立第一职业学校”,至今已有76年的职业教育历史。在建校初期,学院领导就十分重视档案工作。与此同时,成立了隶属于院长办公室的学院综合档案室。从档案室成立之日起,就注重从最基础的档案收集工作抓起,形成了大量不同时期的反映各个方面工作的档案资料,其中包括教学、行政、科研、外事、设备、基建、财会等,既有文字载体,又有声像、图片、数字、照片等载体。在示范性院校评估中,这些在学校办学、发展过程中形成的原始档案材料,真实记录了学校的成长历程,反映了学校工作的成就与办学特色,客观地再现了每一项工作的历史面貌,成为评估专家组了解学校工作的重要渠道和开展评估工作的基础和重要凭证。 　　高职院校档案的真实性为高职院校评估工作提供了可靠保证,是评估专家组的重要参考依据学院档案不仅记录了学院历史活动的事实经过,而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训以及创造成果。比如评估中准备的教学建设与改革佐证材料中,教学档案至关重要,它所提供的专业设置、教学大纲、教学计划等,都是学院师生员工智慧和经验的结晶,是学院教学工作的真实反映。学院的荣誉档案也是评估学院各项工作取得优异成绩的真实佐证。档案的参考依据作用就在于它的可靠性,档案的真实性是档案的特征之一。对许多工作来说,它是一种宝贵的资料,对于高职院校评估工作而言是不可缺少的参考依据。 　　高职院校档案可为社会教育和知识传播提供生动的素材我院的改革、建设