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论企业档案管理创新研究 　　[摘 要]企业在进行市场化改革及其大力实施信息化建设的背景下，文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。将探讨档案工作者如何适应信息时代的要求，在管理实践活动中，探索新的管理领域和方法，提炼新的管理理念，从而创新文件与档案管理之路。 　　[关键词]文件 档案管理 创新 　　 　　要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。 　　 　　一、流程创新 　　（一）文档一体化流程概述 　　信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：（1）减少流程的中间环节；（2）建立并行、平行工作流程；（3）建立跳转、分流工作流程；（4）建立循环工作流程；（5）建立交叉、条件等工作流程。 　　在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。 　　（二）文档一体化流程的创新点 　　信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。 　　 　　二、管理创新 　　信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。 　　（一）信息管理 　　通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。 　　（二）信息工作人员管理 　　信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”，是非常现实和必要的。具体做法主要有： （1） 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；（2）策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；（3）经常对相关人员进行安全教育和宣传；（4）经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；（5）建立严格的权限管理机制；（6）规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。对管理职责的划分，应从多方面考虑：（1）面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。（2）面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。（3）面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。（4）面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。 　　 　　三、制度创新 　　如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用