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高校办公自动化建设思考与建议 　　摘 要：高校作为大型法人组织，在人员构成、业务集群等方面有着多元化的特点，信息化建设在高校日常行政管理工作中起着至关重要的作用，正在并将继续引发高校管理思想、管理体制、管理内容和管理方法的重大变革。其中，办公自动化作为现代化的管理手段，对其应用的程度已经成为衡量高校管理水平的重要指标之一。纵观国内各高校，在办公自动化建设方面与世界一流大学还有一定的差距。文章从人员、管理、技术三个方面系统分析了我国高校办公自动化发展的制约因素，并针对上述原因提出了改进对策，为后续高校办公自动化建设提供借鉴，从而不断推进高校信息化建设工作的发展。 　　关键词：高等学校；信息化建设；办公自动化 　　中图分类号：G472.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2017）11-0048-04 　　一、前言 　　信息时代到来后，高校把信息化建设作为学校发展的重要环节，信息化建?O水平已成为一所高校形象和地位的重要标志之一。办公自动化是高校行政管理信息化建设的主要内容，也是衡量高校行政管理建设水平的重要指标。办公自动化应用兴起于20世纪60年代的美国，70年代获得快速推广，并于80年代开始传入我国。经过近40年的发展，已在我国政府机关、企事业单位中广泛运用。办公自动化应用的优势显著，极大地改善了原有的办公模式，如降低了办公成本、减少了人为失误、提高了工作效率、规范了工作流程、协调了部门关系、强化了业务集成、改进了人员观念、转变了管理方式、强化了服务意识等等。大学作为先进科技和先进文化的重要策源地，纷纷投入力量进行办公自动化建设，特别是985、211等高校均已建成了各类办公自动化系统。目前，国内各高校办公自动化的建设进度各异，其过程中也存在一些问题，值得进一步的分析与总结。本文通过总结归纳高校办公自动化建设的经验和问题，提出对策与建议，为兄弟高校后续进行办公自动化建设提供有益借鉴。 　　二、高校办公自动化建设普遍存在的影响因素 　　高校办公自动化建设从引入我国到现在已有近40年的历史，但相比欧美一流高校较为智能的办公自动化系统，国内大部分高校的办公自动化系统还停留在事务型系统的水平，仅有少数几所高校实现了信息管理型的办公自动化。而在支撑学校重大决策、提炼办学核心指标、动态反映整体办学状况等方面，国内高校几乎鲜有实践。具体来看，本文认为主要存在人员、管理和技术等三方面的影响因素。 　　1.人员的影响因素 　　第一，认识不到位。国内高校办公自动化系统发展的核心瓶颈在于系统使用者对办公自动化系统的认识还不到位，对智能办公的功能延展和迭代缺乏理解。事实上，办公自动化建设一方面需要有先进的网络设备等硬件系统和相关的软件系统，软硬件系统是实现办公自动化的手段工具，是办公自动化的“形”；另一方面需要建立相应的管理机制、管理办法和管理系统，是一所高校管理理念和管理文化的体现，是办公自动化的“神”。因此单纯用钱购买，是无法真正实现办公自动化，顶多也就是“形似神不似”。也正因为其二元属性，一方面办公自动化系统需要随着新的软硬件技术发展而发展，另一方面随着用户业务内容和功能应用的变更，办公自动化系统自身也需要演化和升级。因此办公自动化系统应该是有生命周期的，而日常维护和升级改造是其生命周期的必然过程。这就需要用户不断地迭代、改进系统。 　　第二，管理者的重视程度不一。学校领导是学校行政管理体系的核心节点，也是学校行政工作运行的中枢。在办公自动化系统的推广和应用中，学校领导的使用习惯和使用频率对办公自动化推进程度至关重要。目前，国内一些高校办公自动化建设较好，与学校领导干部积极广泛参与其中有着密切的关系。但总的来看，国内高校自动化办公的推广和升级还需要进一步调动领导干部参与的积极性。 　　第三，使用者的个人素质有待提升。机关办公人员的自动化办公习惯和技能也是决定办公自动化系统能否实现有序高效的核心要素。应当看到的是，国内高校在机关办公人员信息化和自动化办公技能的培训和要求上已经取得了长足的进步，但传统的办公方式和办公习惯对办公自动化系统的发展仍然存在一定的制约作用。 　　2.管理的影响因素 　　第一，顶层设计缺乏，规划管理不足。由于办公自动化是“舶来品”，最早是学校各部门根据提升本部门的业务能力的需求，各自开发业务系统，这种自下而上的建设模式，在功能集成和统一管理的阶段出现了三个方面的问题。首先是集成困难。随着信息化建设的推广，学校各部门均有相应的业务子系统，但由于开发企业的不同，缺乏统一的对接标准，数据共享和交换困难，形成了一个又一个的信息孤岛。其次是重复建设。因缺失有效的组织，各部门在开发各自业务系统时，存在追大求全的现象，不少功能业务模块都在重复建设，而且因标准不统一，无法整合形成统一的信息共享平台，存