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院校档案收集工作问题和对策探讨 　　摘 要 档案收集工作是院校档案室丰富室藏的重要手段和基本途径，本文针对目前院校档案收集工作存在的一些不足，提出了建章立制、健全机制、注重宣传、拓展渠道等几点措施，为进一步加强院校档案收集提供了研究策略。 　　关键词 院校 档案收集 档案管理 　　中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.014 　　Abstract File collection work is rich in archives of colleges and universities to room used the important method and the essential way， this paper some problems in the colleges archives collection work of the existing proposed built chapter system， a sound mechanism， pay attention to publicity， expand channels and so on several measures， provides the strategy research to further strengthen the archives collection of university. 　　Keywords college； archive collection； file management 　　院校档案是院校建设发展的真实记录，是院校各部门或个人在其活动中形成的，反映院校真实面貌的各种档案载体的总和。档案收集工作是院校档案工作的起点和关键，收集工作的质量决定和影响着档案和档案工作的质量。本文主要从分析院校收集工作存在的档案人才队伍力量薄弱、档案收集制度不完善、档案收集形式单一等问题入手，采取切实可行的对策和措施，加强源头控制，确保院校档案的齐全完整。 　　1 院校档案收集工作中存在的主要问题 　　目前，院校档案主要包括文书、教学、科研、人事、基建、纪检等10多个门类。近年来，在广大档案工作人员共同努力下，院校档案收集的数量和质量都得到了不断提高，使档案工作取得了明显的成效。同时，我们也应该看到，档案收集工作仍然存在不少困难和问题，具体表现在以下几个方面： 　　（1）教职员工档案意识有待提高，档案人才力量薄弱。自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，学院教职员工档案意识得到不断增强，仍有个别单位和个人为了自己使用方便，不愿向档案部门移交应归档保存的档案。更有甚者，将档案据为私有财产，拒绝向档案部门移交归档，影响了档案收集工作开展。另一方面，院校档案工作人员大部分为机关干部兼任，没有受过专业培训，对档案知识掌握得不够系统和完整，并且存在人员流动、更换频繁，在相当程度上影响了收集工作。 　　（2）档案收集工作规章制度不完善。归档制度是档案材料归档的依据，是党和国家规定的关于档案收集工作的一项基本制度。归档制度一般包括归档范围、份数、时间、要求。从院校档案部门现状看，大多数单位虽然建立了相应的制度，但从制度本身看，内容不够完善，有些特殊载体没有列入其中；还有的归档制度过于笼统，可操作性差，导致归档制度形同虚设。 　　（3）档案收集管理体制不健全。现在大多数院校没有健全的档案收集管理体制，主要依靠档案工作部门进行收集。经机关收发登记文件收集齐全，没有经过机关登记收发的会议文件、统计报表、音像材料等“帐外文件”收集不上来。究其原因没有一个健全的收集管理体制，建立一个通畅的收集渠道。 　　（4）档案收集手段单一，收集种类不全。受传统的“等档上门”思想的影响，档案工作人员主动收集做的不够。接收工作仍然是移交单位交什么，档案部门就接收什么，采取听之任之的态度，使得接收的档案内容不全。忽视对部（系）组织召开的相关会议文件材料、统计报表、调研材料、有关人员外出带回的和外单位寄来的与本院校有关的文件材料，教学、科研、基建等活动形成的没有经过保密部门登记下发的文件材料等一系列“帐外”文件的收集。忽视对照片、录音、录像和电子文件等特殊载体档案的收集，造成档案形式单一，收集不全的问题。 　　除此之外，还有档案人员工作责任心不强、单位领导不重视、督促检查不力等多种原因，也影响了档案的收集。 　　2 加强档案收集工作的对策 　　2.1 建章立制，确保收集工作有章可循 　　院校要按照科学规范、有效收集的思路，各门类档案制定档案收集归档范围。例如文书档案依据“以我为主”的原则，制定《文件材料归档范围参考标准》，进一步细化收集内容、明确责任分工，标准里详细列举各单位需要