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高校档案利用工作的研究 　　摘 要：档案利用是档案工作的根本目的，也是将档案的潜在价值转变为现实价值的过程，高校档案利用工作在高校的发展建设等方面发挥着重要的作用，本文从高校档案利用工作的现状和特点出发，对改进和创新高校档案利用工作进行了有侧重的探讨。 　　关键词：高校档案；档案利用；创新研究 　　中图分类号：G27 文献标识码:A 　　 　　引言 　　档案价值的实现主要体现在利用上，传统的高校档案利用服务与用户对档案知识单元和信息单元的利用需求有较大的差距，随着高校自身及社会的发展，高校档案利用工作需要不断的改进和创新。 　　1 做好档案收集整理工作是档案利用的重要前提 　　档案利用建立在档案实体管理的基础上，档案实体管理的水平和质量直接影响到档案利用工作，当前高校档案材料的形成过程、内容、种类和形式都发生了很大的变化，档案收集工作应注意的问题主要有： 　　第一，提高全员档案意识。由于高校部门众多，档案材料的管理较为分散，各部门在以单元为中心进行档案材料收集和整理时，常常出现归档材料时效滞后，甚至出现档案材料遗漏、散失的现象，直接影响到档案的利用工作。此外，从档案材料的形成来看，高校教工本身就是重要的资料源，教工个人在教学、科研等活动中形成的材料，如科研纪录、成果、荣誉证书等都可能成为档案材料，而不少教工对档案的统一管理认识不够，不能及时将应归档的材料上交，从而影响了材料的立卷归档。因此，加强档案宣传教育，不断提高广大教工的档案意识非常有必要性。 　　第二，拓宽档案材料的收集范围。随着高校各项职能活动的不断拓宽，档案材料的收集要及时调整范围与内容，确保所形成的档案材料高质量，使之有利于后续的档案信息资源开发。此外，由于高校部门的职责交叉而常常导致档案资料形成的多元交叉，同一主题的材料往往来自多个部门，因此要根据实际情况扩大文件材料的收集范围，确保档案材料的完整、齐全。需要注意的是，档案管理部门在对文件材料进行立卷归档时，要重视对档案材料的优化，避免出现馆（室）藏档案数量多而信息容量小的现象。 　　第三，加强指导和监督。档案工作部门要根据高校的发展和各项职能活动的动态变化，科学指导归档单位开展各类文件材料的收集归档与管理工作，及时纠正文件材料收集、整理中的不规范行为，并切实做好档案的移交和接收工作。此外，档案管理部门还要加强对档案工作各环节的监督，对学校重大活动、重大项目及重要部门形成的档案材料，及时收集、及时鉴定、及时归档。 　　2 高校档案利用工作需要注意的问题 　　第一，强化服务、开放、合作的意识。高校档案的利用工作与高校的中心工作及社会发展密切相关，作为高校档案管理的部门及档案工作者，要强化服务意识和开放意识，转变过去“以藏为主”、“重藏轻用”的观念，主动研究档案服务的规律，调查了解服务对象的需求，有针对性地开发档案信息产品，使档案信息资源能更好地被利用。此外，要树立合作观念，主动出击，整合校内外档案信息资源，加强馆际合作，扩大可供开发的档案信息资源规模。 　　第二，要重视优化馆藏档案。在坚持档案完整、齐全的前提下，注重对档案的优化，在档案价值鉴定时重“质”不重“量”，尽可能以低馆藏量保存最大的必要信息量，使档案的内涵更加充实，并有效减少档案立卷、编目检索的工作量，更好地为用户提供利用服务。 　　第三，注意加强档案保护。要坚持以防为主、预防为先的原则，排除各种威胁档案安全的隐患。如在开放某些珍贵档案时，要采取必要的防范措施，加强对档案实体和档案信息内容的安全保护，避免这一类档案因利用率高而受到损害。 　　第四，处理好档案利用与保密的关系。高校档案在利用中要正确处理好利用与保密的关系，如，开放科研档案要注意对个人成果的保护，利用教工、学生的人事档案要注意个人的隐私问题，等等。此外，对档案开放范围与内容要有一定的限制，即使是过了保密期限的档案，也应该有选择的进行限制性开放。 　　3 高校档案利用工作创新 　　档案利用工作是一项服务性工作，讲究及时、准确、全面地为用户提供档案利用服务，传统的高校档案利用服务存在利用方式单一、利用范围有限、服务方式被动等不足，随着社会的发展，高校档案利用工作需要不断进行改进和创新。 　　3.1 提高档案利用服务的水平 　　目前高校档案利用服务的主要方式有档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案副本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等，对高校档案管理部门来说，在提供档案利用服务过程中，要树立主动服务的理念，更多地从利用者的角度来开展工作，根据不同用户的需求和不同档案信息利用的特点，通过建立多专题检索工具及档案编研服务等方式来实现利用者对档案信息资源的获取和传递。 　　3.2提升档案利用的质量 　　档案的利用服务可以