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高校外事接待工作的研究 　　摘 要：高校外事接待工作应当在遵守各项法规制度的基础上，规范有序、合理合情、灵活有效地开展，并充分体现出高校特色。高校外事接待工作的基本程序包括：前期准备阶段、接待执行阶段、总结与发展阶段。要依据对等原则、尊重原则、灵活原则开展工作，还应特别注意做好沟通、礼仪礼节、口译以及信息保存等方面的工作。高校外事接待工作是寻求学校国际合作与交流发展的重要方式。 　　关键词：高校；外事接待工作 　　中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）10-0076-02 　　当前，我国高等教育正在迈向新的发展阶段。作为高等教育事业重要组成部分的高校外事工作也呈现出蓬勃发展的新态势。外事接待工作是高校开展国际合作与交流的重要窗口，其意义和作用不可小视。高校外事接待工作应该在遵守各项法规制度的基础上，规范有序、合理合情、灵活有效地开展，并充分体现出高校特色。高校外事接待工作是寻求学校国际合作交流、发展机会和拓宽渠道的重要方式。 　　一、高校外事接待工作的基本程序 　　根据高校机构设置的普遍特点以及高校自身的特色，一般而言，高校外事接待工作的基本程序如下。 　　（一）前期准备阶段 　　1.上报审批。高校外事接待工作往往分为院系科研机构层面和学校层面。院系科研机构层面外事接待由各具体执行单位向校外事部门报告，申请办理相关手续及获得批准。校外事部门根据院系层面接待任务和学校层面接待任务的具体不同要求，向校领导、上级主管部门报告，履行各类手续，直至获得批准。 　　2.联络沟通。确认来访宾客的身份、职务、来访内容、日程安排、文本资料等信息，给予对方必要的入境手续支持，了解来访宾客的特别要求，确定接待规格、接待形式和日程表，并及时告知对方。在充分交流协商后，进行必要的修改。 　　3.校内统筹。若接待任务须由校内多个单位协同承担，应事先做好通知和协调工作，务必为承担分任务的单位留出充足的筹备时间，必要时要召集协调大会，做好分工，确定责任。在准备阶段，校内各单位间充分的信息沟通是十分必要的。 　　4.接待安排。来访宾客的食宿行各环节必须事先确认，以免出现脱节和疏忽遗漏情况。确定接待任务的负责人和具体经办人员保持联络顺畅，并备有应急方案。 　　（二）接待执行阶段 　　1.接送安排。根据接待任务要求的不同，确定是否需要安排专人专车接送。如需要安排接送，务必准时、地点正确。 　　2.会见及活动。按照事先确定的接待规格和形式开展主要的会见和相关活动。在高校外事接待中除会谈外，经常安排的活动包括学术讲座、报告会、签约仪式、学生联欢联谊活动、学术交流座谈、参观校园及校内单位（包括部处、学院、科研机构等）、游览、宴请等。 　　3.接待辅助。为保证接待任务顺利开展而必须设置的各个接待环节，包括翻译、场所、摄影录像、记录、茶水、音响、装饰、礼品等。接待辅助对顺利完成接待任务起着重要的作用，尤其是翻译、场所等环节。 　　4.应急方案。在接待过程中，若遇到突发情况，必须及时反应，灵活处理，必要时启动应急方案或迅速报告相关部门。 　　（三）总结与发展阶段 　　1.整理与总结。接待任务完成后，应及时整理记录、照片、文本以及其他相关资料，汇总并撰写任务报告，报送相关部门，发布新闻信息。同时，总结接待中存在的不足之处，积累经验，避免以后出现类似问题。 　　2.保持联系。及时与来访宾客进行后续联系，沟通反馈双方信息，以便建立长期联系，为进一步加强联系和拓展合作交流打好基础。 　　二、高校外事接待工作的主要原则 　　高校外事接待工作是一项复杂的系统工程，涉及多层次、多方面、多内容、多形式，需要做大量细致的具体工作。因此，要求高校外事部门及有关工作人员，既要具有高度的政治责任心，认真学习并贯彻执行国家的对外方针政策，又要熟悉各方面的情况，在业务上精益求精，在安排上既要严谨周密，又要灵活巧妙，真正做到内紧外松，应付自如，保证外事活动的顺利进行[1]。 　　（一）对等原则 　　对等原则是高校外事接待工作中的基本原则。根据来访宾客和代表团的身份、访问目的和意义、双方关系发展历史和现状、国际惯例等要素综合考虑确定接待规格。学校安排的主要迎宾人一般要与来宾的身份相当。学校的其他迎宾人员身份和人数也应根据来宾的情况确定，具有一定的代表性，人数相当即可。 　　（二）尊重原则 　　来自不同国家和地域的宾客，往往有着自己独特的风俗习惯和礼仪礼节。作为主人，在进行外事接待工作时，要尊重宾客的习俗和礼节。因此，务必要事先了解来访宾客的信息，特别是某些禁忌，慎重从事，不可马虎。同时，要熟悉约定俗成的礼仪规范国际惯例，守时守信，礼貌真诚。 　　（三）灵活原则 　　高校外事接待工作具有其自身特点，可以在尊重来宾的风俗习惯、礼仪礼节的基础上，在接待上作相应的变通和灵