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基层单位文件档案管理现代化路径剖析 　　[摘 要]随着信息技术的迅猛发展，我国已经进入信息化时代，各行各业都借助先进的信息技术来改善办公环境。在这样的社会大背景下，基层单位的文件档案管理也试图改革落后的传统管理办法，借助先进的现代化技术来促进档案管理的革新，使自身能够高效运转。本文首先探讨了当前的基层单位文件档案管理中存在的不足，进而为基层单位实现文件档案管理现代化提供了一些建议。 　　[关键词]基层单位；档案管理；现代化 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.113 　　[中图分类号]D630.3；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02 　　0 引 言 　　信息技术发展使许多行业的办公环境发生了翻天覆地的变化，传统依靠人工的文件档案管理方式已经基本上被淘汰，电子化办公已经成为主流。在一些基层单位中，传统的档案管理模式已不能适应现代化的需求，逐渐被无纸化的管理方式所取代，不仅提高了档案管理工作的效率，从长远来看，还能节省很多资金，对于基层单位的健康发展具有积极的意义。因此，基层单位应该加强现代化的档案管理建设，探讨和研究如何有效实现基层单位文件档案管理的现代化。 　　计算机网络技术的兴起提高了文件档案管理的效率，在很大程度上解决了传统档案管理准确率与效率低的问题。事业单位只有不断更新技术与理念，才能让文件档案管理工作与时俱进，如何实现档案管理工作的现代化与系统化是当前需要面对的主要问题，有必要对这一问题进行深入研究。 　　档案管理是基层事业单位工作中一个非常重要的部分，真实地记录了基层组织的工作活动，涉及内容较为广泛。目前，我国档案管理的现代化水平较低，信息技术在档案管理中的优势及潜能还没有充分发挥出来，尤其是在基层事业单位工作管理方面，仍然受传统档案管理问题的影响， 　　1 基层单位文件档案管理存在的问题 　　1.1 缺乏健全的档案管理制度 　　从目前的情况看，基层单位在文件档案管理方面，缺乏健全的档案管理制度。具体来说，一方面，档案管理工作比较随意，管理工作缺乏统一的标准，导致管理工作十分混乱；另一方面，一些档案的案卷标题没有填写完整，也没有进行序号编写、组卷不统一，而且更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录，或者编过的卷内目录遗失、不完整，在档案归类上十分随意等。此外，工作人员在进行档案整理时，没有明确的方向和目标，对于档案的搜集、整理和后期维护缺乏关键制度作为支撑。这些问题都反映出基层单位档案管理制度的重大漏洞，没有健全的档案管理制度，会使工作人员因循守旧、不思创新，长此以往，会导致档案管理工作的效率和质量都十分低下。 　　1.2 ?n案检索系统不健全 　　档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。 　　1.3 利用效率低 　　文件档案管理工作能够帮助基层单位回望过去、规划未来，进而有利于基层单位开展相关工作。因而，无论是从经济视角还是从社会视角，基层单位的文件档案管理对基层单位发展都有一定的积极意义。但是，在过去的相当长的时间里，基层单位档案的利用效率很低，没有得到充分利用，在档案整理工作完成后，除了上级领导检查外，这些档案基本上不会再被翻阅，纯粹是为了整理而整理，没有有效发挥档案管理的重要作用。 　　1.4 缺少专业的档案管理人才 　　目前，许多基层单位对档案管理工作都不是很重视，因而也不会引进专业人才来管理档案。有很多档案管理人员都是从其他部门临时调过来的，在年龄和学历上都不占优势，导致档案管理人员的专业素质很低，不能很好地完成档案管理工作。 　　2 基层单位文件档案管理的现代化路径探索 　　文件档案的现代化管理，也就是将一些现代化的技术手段、管理方法以及理论运用到基层单位的文件档案管理中，进而促进形成健全、高效的档案管理制度，促进文件档案管理的系统化、自动化、信息化。 　　2.1 健全档案检索系统 　　检索对于档案后期应用的重要性不言而喻，要想使档案管理工作实现现代化，基层单位就需要健全档案检索系统，使档案检索系统更加规范化和专业化。具体来说，首先，基层单位要借助现代化的信息技术，建立电子化的检索目录，并通过对检索条件进行相应设置，来完善档案检索系统。其次，检索系统要使用最流行的关键词法，检索者可以根据自己的需求，在检索系统中输入相应的关键词，然后检索系统就可以将相关的文献呈现出来，从而可以提高档案管理的效率。 　　2.2 提高档