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浅述学校人事档案管理 　　摘 要： 人事档案记录着一个人的成长足迹和历史。它曾在招工、招生、部队征兵、吸收党员，以及干部提拔、调动、出国等工作中发挥重要作用，体现了较高的使用价值。随着人事制度的改革，人才流动日益频繁，高校人事档案管理也应与时俱进。 　　关键词： 高校人事档案 高校人事管理 新模式 　　 　　人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。随着高校的经济地位和社会地位的提高，各类人才集聚高校，因此人事档案管理的侧重点和归档内容顺序需作相应的调整。 　　1.高校人事档案管理存在的问题 　　（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。 　　（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。 　　（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。 　　（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。 　　（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。 　　2.高校人事管理的特点 　　（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。 　　（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。 　　（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。 　　3.高校人事管理新模式的探索 　　（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度