房地产公司档案管理办法.docVIP

xxxx有限公司 档案管理办法 为规范xxxx有限公司档案管理，特制定本办法，作为指导、各部门档案管理的依据。 范围 第一条 本办法规定了xxxx有限公司（以下简称“公司”）档案管理的职责、管理内容与要求、检查与考核等，适用于公司各部门。 术语和定义 第二条 档案——指企业在科技、生产、建设、经营等各项活动中形成的，作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图样、图表、声像、电子以及其它各种方式和载体的历史记录材料。 第三章 职责 第三条 公司档案管理部门为行政综合部，负责制定档案专业管理制度，对各部门档案工作进行业务指导、检查和归存备案。 第四条 公司各部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理、存档，并将永久保存档案交行政综合部备案。（详见附件1《档案管理一览表》） 第四章 管理内容与要求 第五条 档案形式：包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等形式。 第六条 档案分类：管理类、成本类、工程类、会计类、营销类。 第七条 档案的保管期限： 1、永久：凡是反映公司主要职能活动，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。保管期限为30年以上。 2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为10至30年。 3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限10年以下。 第八条 档案的收集 各部门应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理存档，并将永久档案编制移交清册（详见附件2《移交档案材料登记表》），定期向档案管理部门归存备案。 第九条 档案整理立卷要求 1、根据《档案管理一览表》分类整理资料，并立卷。 2、立卷档案统一使用专业档案盒存放，并附档案文件目录（详见附件3《档案文件目录》），文件右上角标注文件编号。 3、存档资料要求原件，特殊情况下以复印件或扫描件存档的，要求文件清晰。 第十条 档案保管要求 1、应根据档案的多少，设置专门的存放空间，配备相应数量的档案装具，购置必要的用品，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增大的需求。 2、档案库房必须门窗坚固，有防火、防尘、防盗、防虫、防潮、防光、防高温、防有害气体设施，并经常检查，同时保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。 3、要做到档案库房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引标记清楚。 4、档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。 第十一条 档案的利用 1、档案管理部门、编制必要的查找工具和参考资料，及时输入档案信息目录和原件，做到查找调卷迅速、准确。 2、档案管理执行档案借阅制度，进行借阅审批登记（详见附件4《档案借阅审批登记表》）。借阅档案使用完毕后，需在三个工作日内及时交还，且须保管完好不得损坏。 第十二条 档案的鉴定销毁 档案管理部门每年年底定期组织对已过保管期限的各类档案进行鉴定，经部门负责人批准并报分管领导后方可组织销毁。 第五章 检查与奖惩 第十三条 公司档案管理部门负责定期对本办法的执行情况进行检查，检查结果按公司有关绩效考核规定考核。 1、未按规定将各项管理活动中形成的各种文件材料（包括电子文件）移交档案部门归档的，考核责任人200元。 2、档案移交未按规定办理交接手续的，考核责任人50元。 3、未按借阅制度借阅档案或借阅档案未按规定及时归还，且屡催不还影响正常工作的，考核责任人100元。 4、损毁、丢失和擅自销毁、出卖、转让档案的，考核责任人500元。 5、擅自提供、抄录、公布档案，造成档案泄密的，考核责任500元。 第六章 附则 第十四条 本制度由公司行政综合部负责解释。 第十五条 本制度自发布之日起实施。 xxxxx有限公司 二〇一四年八月十五日 附件1 《档案管理一览表》 分类 立卷项目 文件内容 责任部门 移交时间 保存限期 管理类 公司治理 公司成立、变更文件 行政部 次年1季度 永久 公司规章制度、管理体系、业务流程 永久 经营管理 公司年度工作计划、总结 10年（长期） 公司经营管理会议纪要 10年（长期） 公司经营统计报表 5年（短期） 人事管理 公司机构设置、调整、定编文件 永久 公司管理范围内人员配置、任免、调动文件 5年（短期） 公司管理范围内薪酬福利文件 5年（短期） 公司管理范围内培训教育文件 5年（短期） 公司管理范围内绩效考核文件 5年（短期） 公司管理范围内劳动关系文件