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Excel在会计与财务工作中应用 ［摘要1 Excel软件是Office办公软件的一个重要组 成部分，它具有强大的电子表格处理功能，因此在财务和会 计工作用使用很普遍。本文主要从帐簿登记、数据统计与分 析、数据保护和共享等几方面讲述了 Excel软件在财务和会 计中的应用。 ［关键词1 Excel软件会计财务 中图分类号：TP317. 3文献标识码：TP文章编号： 1009^914X (2013) 34?0546?01 1概述 Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office组件之一，是微软办公套装软件的一个重要的组成部 分。Excel是一款功能强大的电子表格处理软件，它可以进 行各类数据的处理、统计分析，以及辅助决策操作，广泛应 用于统计、管理、财经和金融等众多领域。 随着经济与计算机技术的不断发展，企业会计信息化成 为必然趋势。但是目前许多中小企业仍然拒绝使用财务软 件，没有实现会计信息化。主要原因是财务软件的“高级 化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要；其次，软件 购置和维护开支较高。因此，微软Excel电子表格软件的出 现为广大中小企业处理会计业务提供了诸多便利，况且即使 在有财务软件的大中型企业，也把Excel表格作为一种辅助 工具。它通俗易懂，功能强大，操作简单，适用范围广，普 遍应用于数学运算、工程计算、报表管理、财务处理、统计 分析、图表制作等各个方面。 2 Excel在工作中的具体应用 Excel软件在会计和财务工作中的应用很实用，会计的 大量工作是计算。使用Excel可以提高工作效率，把一些固 定的计算过程用算式表达下来，录入基础数据即得到运算结 果。对于简单的四则混合运算完全可以替代算盘、计算器等 工具，且可以保留计算数据便于核对。Excel在财务工作中, 可以取代手工账务处理的大部分登记、计算工作，完成账簿 登记，报表编制。 会计和财务工作当中需要大量的会计报表，有静态报表 和动态报表，有月报、季报、半年报和年报等，此外还有大 量内部会计报表，这些报表格式、编制方法大不相同。因此, 尽管市面上有许多财务软件，但不一定能够满足各所有表的 编制需要。特别是一些涉及政策性较强的部门，其报表的个 别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。用Excel制作 会计报表则能满足企业报表特别是一些内部报表和临时性 报表的需要，并且利用该软件还可以实现对会计数据的分 析。 2. 1账簿的登记 设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类 整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款 日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很 相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是 根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行 登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后 顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即 可，启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在 工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3,用户 可以根据需要增减，我们可以把boo重命名为“XX账簿”, 把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭 证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表” 等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该 账簿的相关内容。 2.2数据统计与分析 在Excel的工作簿中，将每个月回款数据列为一个工作 表，将每个工作表命名分别为1、2……，每个表包含用户、 单价、运量、费用等。再建一个汇总表，统计季报、年报数 据，并对其进行分析。当汇总表内要调用其它表内的数据时, 应用其公式“单元格二表名！单元格名”即可完成。如图 所示。 2. 3数据的保护 在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修 改财务数据的。EXCEL提供了多级数据保护功能，来避免非 财务人员对数据的修改。通过这些功能，你可以设置工作簿 的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保 护，防止别人查看或更改数据。具体步骤为：（1）单击“文 件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工 具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑 框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密 码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5） 如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现 有工作簿。 2. 4数据的共享 会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机 构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必 然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统 一的工作薄上，以及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制 的问题。具体操作步骤如下：（1）由综合会计组的财会人员 建立一个定制的工