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社会化背景下高校后勤档案管理创新研 究 任莉新曲绍燕 山东科技大学档案馆 摘要： 高校后勤档案管理工作面临社会化改革新的环境和挑战，作者通过分析当前后 勤档案管理存在的问题和现实诉求，提出了创新后勤档案建设与管理的路径选 择。 关键词： 高校后勤档案;现实诉求;人力资源档案;后勤文化; 作者简介：任莉新山东科技大学档案馆馆员，研究方向为档案管理； 作者简介：曲绍燕山东科技大学档案馆研究馆员，研究方向为档案管理。 收稿日期：2017-12-19 Received： 2017-12-19 自1999年我国全面启动高校后勤社会化改革以来，部分有条件的高校后勤服务 实体逐步从行政管理系统屮分离出來，转制为企业。这些后勤企业熟悉校内服务 市场，同时按照企业化模式运营，很快发展壮大。2016年8月，中国教育后勤 协会在《关于深化高校后勤社会化改革的若干意见（讨论稿）》中提出：鼓励有 条件的高校后勤实体转制为企业;对待社会服务企业和学校后勤服务实体要坚持 权利平等、机会平等、规则平等口丄。由此可见，未来高校后勤服务实体若想保 住现有服务市场，打造竞争优势，其按照企业化模式运营必将是一种趋势。企业 化后的高校后勤实体人事、财务等管理都相对独立，因此在企业运营及各项管理 活动中必将会形成大量的、多门类、多载体的档案。 一、社会化背景下高校后勤档案管理凸显的问题 重要资料遗漏现象普遍存在。 目前，高校后勤档案收集整理依据的是《高等学校档案实体分类法》与《高等学 校档案工作规范》。这两项规范中，高校后勤的角色定位是总务处，其档案的收 集范围也定位于对学校有保存价值的部分文书类资料，而真正记载企业成长、发 展与经验教训的历史资料，在绝大多数高校后勤中，没有得到应有的重视并依 据档案管理的标准去收集归档，对企业权益保护、宣传营销等都具有参考作用的 一些重要资料存在遗漏、散失等情况，出现了 “按照学校档案馆要求收集档案， 而不是为维护后勤及职工权益，为后勤建设与发展提供保障服务而收集档案” 的现象。 人力资源档案缺失。 社会化背景下，以校档案馆为主导的高校后勤档案归档模式，导致后勤各级管 理人员对档案的重要性认识不足，往往认为档案管理只是上交文件资料，而不 去关注档案对后勤管理所发挥的现实性作用，如人力资源档案，许多高校后勤 存在人力资源档案缺失现象。人力资源档案不等同于职工个人档案，其涵盖的范 围更为广泛，如员工聘任资料、培训资料、薪酬福利资料等都属于人力资源档案 收集的内容。高校后勤中从事餐饮、物业、绿化等岗位工作的部分员工，后勤没 有为他们建立人事档案，同时又没有人力资源工作，如劳动合同、薪资发放记录 等历史资料归档保存，以至于在发生劳动纠纷、个人合法权益受到损害时，这些 员工无法出具翔实的档案信息资料作为凭证依据，自身的合法权益难以得到有 效维护。 文化资料归档被忽视。 后勤社会化改革涉及观念的更新、体制的交替和资源的重新配置，通过后勤企业 文化建设来统一认识、化解矛盾和凝聚力量是重要的方法和手段。许多高校后勤 认识到文化的“软实力”作用，逐步重视企业文化建设。2016年9月，中国教 育后勤协会组织开展“高校后勤文化建设评优”活动，后勤文化建设的重要性 被提升到一个新的高度，笔者所在单位后勤在此次活动中被评为“全国高校后 勤企业文化建设示范单位”，但相关文化资料没有做到及时收集并整理归档， 大量文化建设的过程资料散置，部分早期资料遗失，这对形成资料的完整收集 整理，以备查考利用带来困难，这种重文化活动，轻资料整理的现象在其他高 校后勤实体中也普遍存在。 二、社会化背景下高校后勤档案管理的现实诉求 员工权益保障的诉求。 在高校后勤中，有较高比例的农民工从事餐饮、物业、绿化等工作，他们年龄偏 大，主观上不愿意与后勤签订劳动合同。同时，因全国范围内的农民工档案建设 尚处于起步阶段[2]39,许多高校后勤没有为这部分职工建立人事档案，在劳动 合同与职工人事档案均缺失的情况下，人力资源档案的建设可以为这部分员工 提供事实劳动关系的证明，必要时能保护员工的合法权益。2015年，山东省人 社厅下发《关于统一和规范企业职工基本养老保险费补缴政策的通知》，文件中 明确指出：未参加企业职工基本养老保险或中断缴费的男年满45周岁、女年满 40周岁的人员，可凭有效原始材料，以个人身份补缴企业职工基木养老保险费 I31o对于没有签订劳动合同的高校后勤员工，“有效原始材料”则源于人力资 源档案对历史劳动关系的真实记录。 企业发展资源的诉求。 人力资源是企业发展的第一资源，人力资源档案可以真实记录高校后勤员工的 工作经历、教育培训、薪酬福利和奖惩等历史情况，通过提供真实可靠的信息和 数据，为后勤甄别、选拔、重用人才提供依据。准确、齐全的人力资源管理档案 是促进人才合理流动、