行政文员基本素质培训.ppt

课 程 安 排 （一）行政文员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文员的职业形象 （七）公文写作及办公设施操作 　他们给你的感觉有什么不同？ 行政文员培训（一） 价 值 所 在 曾经有个小国到中国来，进贡了三个一模一样的金人，金壁辉煌，把皇帝高兴坏了。可是这小国不厚道，同时出一道题目：这三个金人哪个最有价值？?　　皇帝想了许多的办法，请来珠宝匠检查，称重量，看做工，都是一模一样的。怎么办？使者还等着回去汇报呢。泱泱大国，不会连这个小事都不懂吧？?　　最后，有一位退位的老大臣说他有办法。?　　皇帝将使者请到大殿，老臣胸有成足地拿着三根稻草，插入第一个金人的耳朵里，稻草从另一边耳朵出来了。第二个金人的稻草从嘴巴里掉出来，而第三个金人，稻草进去后掉进了肚子，什么响动也没有。老臣说：第三个金人最有价值！使者默默无语，答案正确。?　　这个故事告诉我们，最有价值的人，不一定是最能说的人的人。老天给我们两只耳朵一个嘴巴，本来就是让我们多听少说的。善于倾听，才是成熟的人最基本的素质。 行政文员的角色扮演 什么样的人适合做行政文员？ 个人条件 什么样的人适合做行政文员？ 个性要求 自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快 兴趣 品质要求 行政文员需具备的能力 办事能力 沟通能力 行政文员需具备的能力 （一）办事能力 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 行政文员的日常工作 办公室布置的原则（一） 整齐清洁、采光良好； 走道上不要放置有碍行走的物品； 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 办公室布置的原则（二） 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在16-28度之间，湿度保持在50-70％； 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物； 办公桌和办公区域要保持清洁。 邮件收发与传阅注意事项 收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息 妥善安排上司的约会 约会安排的原则 配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会 安排约会需要注意的细节 有些时间不宜安排约会 出差回来当天 周末或假日 临近下班 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目； 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行； 约会场所和招待事宜有时也要行政文员负责。 按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方。 安全与保密工作 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 目光接触的技巧 工作语言“规范”沟通 不非议国家国政 不涉及国家或行业秘密 不评论交往对象的内部事务 “上海人抠门” 不议论同事领导 不涉及格调不高的话题 不涉及私人问题 “私人问题五不问” 工作语言“规范”沟通 不问年纪 “你多大了？” （临近退休和白领丽人） 不问收入 “你一个月挣多少？” 不问健康 不问经历 “学历？” 不问婚否 “国际惯例” 工作语言“规范”沟通 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” 格调高雅的话题 哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 轻松愉快的话题 电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！） 工作语言“规范”沟通 行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼 工作语言“文明”沟通 接待三声 来有迎声 问有答声 去有送声 语言的艺术 一言定生死 有一天，乾隆把纪晓岚找来，对纪晓岚说：“纪晓岚！”“臣在！”“我问你：何为忠孝呀？”纪晓岚说：“君叫臣死，臣不得不死，为忠；父叫子亡，子不得不亡，为孝。合起来，就叫忠孝。”纪晓岚刚回答完，乾隆皇帝接过话来：“好！朕赐你一死。”纪晓岚当时就愣了：怎么突然赐我一死？但是皇帝金口一开，绝无戏言。纪晓岚只好谢主龙恩，三拜九叩，然后走了。 这时，乾隆就想：“这纪晓岚可怎么办呢？不死，回来，就是欺君之罪；可要是死了就真是太可惜了，自己手下便少了一个栋梁之材呀。”当然，乾隆知