如何做一个合格的行政秘书.docVIP

如何做一个合格的行政秘书 领导秘书一般指协助领导处理信息和综合事务的专职 秘书。中央“八项规定”出台后，省部级以下领导干部不再配 专职秘书，但是秘书工作还需要有人来做。广义上讲，各单 位办公室、综合处室帮助处理日常事务的人员，都可称为行 政秘书。这项工作也大都由年轻人来承担，使他们可以尽快 进入角色、适应环境。所以年轻干部要珍惜这个岗位，抓住 机会，不断提高素质和能力，为个人成长和事业进步奠定坚 实基础。，笔者个人的体会，需要在以下六个方面努力。 把写好公文当作“敲门砖”。人们常常把写公文标签化， 认为是笔杆子的事，其实能写是对公务员的基本要求，写得 好是通向成功的捷径。一要有自信。进入机关工作的人，通 过“千里挑一”的公考选拔，都具备一定的理论基础、文字功 底和较强的综合概括能力，缺的只是实际工作经验，而这些 都可以在行政秘书岗位上得到锻炼提高，要有成为笔杆子的 自信。二要低起点。写东西不能一口吃个胖子，要从最基本 的公文形式写起，把请示、报告、通知等简单公文写好，逐 步把握机关公文的基本要求和写作规范，在领导的指导帮助 下，逐步写总结、汇报、讲话等大一点儿的材料。写的过程 也是搜集材料、构思框架、整理思路的过程，这无形中为做 好业务工作奠定了基础。三要高目标。人们常说，不想当将 军的士兵不是好士兵。领导干部经过职场磨炼、实践锻炼， 都是公文写作的高手，级别越高掌握信息越多，视野越开阔， 公文写作水平也就越高。年轻干部要想尽快成长进步，必须 从写好公文做起，磨炼得越久，基础越扎实，成长的空间越 大，事业的大厦也会建得越高。 把练好口才当作“基本功”。秘书工作需要转述领导指 示、通知精神，需要沟通信息、协调事务等，好口才也是基 本功，要真诚沟通、用心交流，做到表述准确、逻辑清晰。 一要表述准确。文字信息传递的准确性强，也便于查询。而 语言在传递过程中会因双方关注点不同，以及当时环境的影 响，难免会有遗漏，或者选择性回避，无意中会漏掉重要信 息，不能完全领会传达领导意图。好记性不如烂笔头。要养 成拿笔记录的习惯，随时记下重要信息，梳理出要点，尽可 能全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时，还要向领导 核实，不能怕麻烦、有顾虑，确保准确领会、不出偏差 要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作，还是向同事传达信息， 一定要提前准备提纲，明确先后顺序，做到逻辑清晰、传达 准确、信息完整。要注重语言艺术，有节奏，有顿挫，不能 主次不分，自己讲得很热闹，大家听得一头雾水。三要真诚 沟通。不管是给领导汇报还是和同事沟通，尽量上门面对面 进行，用心交流、真诚沟通，并通过丰富的肢体语言拉近双 方的距离，使沟通更顺畅、交流更融洽。同时在面对面交流 中也能锻炼表达能力，增强心理素质，慢慢在讨论交流时也 敢于发言、不怯场。 把能受委屈当作“垫脚石”。秘书工作事务繁杂琐碎， 需要与各方面打交道，工作不可能完美无缺。人们常说，出 错的都是干活儿多的。秘书受领导批评自然是家常便饭，如 果干得了工作受不得委屈，不能算是一个合格的行政秘书。 一要能受气。遇到领导发脾气，不管原因是什么，都要认真 听、不反驳、不辩解、不顶撞，用诚恳的态度、积极的心态 给领导消气灭火，尤其不能强词夺理、当众顶撞。这不是说 领导就应该不问青红皂白地发脾气，而是领导工作任务重、 面临压力大，他也许知道责任不全在你，批评也是一种压力 释放，秘书要能理解体谅领导的辛苦，这本身也是一种涵养。 二要肯吃亏。机关没有不加班的职员，把多做一件事情，看 成多一次锻炼的机会。有些临时任务谁干都行，但总得有人 干，你干了活儿，就替别人解了围，人人心中有杆秤，长远 看没有白受的苦。中央党校有位领导讲过，中青年干部不能 助长“讨巧”之风，这也是告诉人们不要怕吃苦，再聪明的人 也要下笨功夫。三要愿奉献。要乐于当“无名英雄”，甘于当 配角，即使做了点儿工作，也不要过分宣扬，低头做事、低 调做人，只问耕耘、不求收获，在名利面前保持一颗平常心。 如果干一点儿工作就提要求、要待遇，干一点儿工作就唯恐 领导看不见，这不但让人怀疑你的工作动机，也会引起同事 反感。 把提升品格当作“必修课”。每名领导性格特点不同、 工作方式也有不同，一个合格的秘书能很快适应不同的领 导，以实际行动博得领导和同事的信任，最终让人都愿意把 重要的事情交给你办。一要靠得住。秘书是离领导最近的人， 有机会接触一些涉密文件，或者正在讨论的议题、尚未公开 的决策，如果有意无意泄露出去，就会将工作陷入被动之中， 带来消极影响。特别是现在即时媒体很发达，不经意透出的 信息、传送的图片，会迅速通过微信、QQ等方式扩散，不 利于工作的开展，轻则给予批评教育，重则就会触犯法律， 要受到法律的制裁。所以从事秘书工作要时刻绷紧这根弦， 不在小事上犯错，避免无意间犯错，让