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如何做好新形势下的毕业生人事档案管理工作 【摘要】文章指出了目前毕业生人事档案管理中存在 的问题，并提了解决问题的思路和对策。 【关键词】毕业生；人事档案；管理 21世纪是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人 才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量 会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作 就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目 前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对 策，提出自己的拙见。 一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题 毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、 完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、 政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等 信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前 毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表 现在： （一）毕业生对人事档案的重视程度不够 随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政 审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用 了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等 没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘” 了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不 知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材 料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影 响人事档案在人才资源开发中所起的作用。 （二） 档案管理不规范 档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材 料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执 行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时; 另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员” 的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间 不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档 案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作 的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生 提供优质服务了。 （三） 档案管理手段落后 目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利 用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检 索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来， 并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。 二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策 从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作己远 跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档 案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提 供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创 新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几 方面入手： （一）提高对毕业生人事档案工作重要性的认识 一是加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性 的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传 有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到， 毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就 业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕 业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举 能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即 使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提 供的人才信息的。 二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事 工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作 提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档 案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方 式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管 理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。 （二）加强对毕业生人事档案的科学规范化管理 一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生 档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷 资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联 的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应 装订成册。 二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人 事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定 相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善 的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想 品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培 训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内 容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提 高档案的利用价值。 三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案 统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名 等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建 立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。 （三）创新档案管理模式，实现现代化管理。 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上 改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既 不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，档案工作