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对电子档案与纸质档案长期并存的思考 ［摘要］随着管理和办公自动化程度的进一步加深，电子文件在企 业和部门中使用数量日趋增多，应用的范围也越趋广泛，甚至有的企业已 经基本实现了无纸化的趋势，文件底稿使用电子文件、通过邮箱完成文件 的发送等。但是很多企业并没有对电子文件有着全面的认识，甚至认为只 需要通过电脑或其他电子存储设备进行保存即可，大人增加了电子文件损 坏丢失的风险。因此，我们有必要在采取现代管理方法的同时，继续沿用 过去纸质档案的管理模式，维持电子档案与纸质档案并存的局面。本文将 从电子档案与纸质档案并存是必耍趋势出发，阐述了当前两种档案形式并 存的现状，并就如何维持电子档案和纸质档案长期并存提出相应的对策。 ［关键词］电子档案;纸质档案;并存 中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-914X (2016) 28-0309-01 一、电子档案与纸质档案长期并存是必然趋势 电子档案与纸质档案长期并存指的是对于相同的档案信息，不仅仅通 过电子档案进行保存，而且还要通过纸质输出电子档案，并以纸质档案的 形式对档案信息内容加以保存。就目前形势而言，电子档案与纸质档案长 期并存是一种必然趋势，一方面，电子档案的优越性非纸质档案所及；另 一方面，纸质档案的重要地位不会被电子档案所取代，下面进行详细分析: (一)电子档案的优越性非纸质档案所及 首先，电子档案的信息存储密度性很高，其储存介质可以是光盘、u 盘和移动硬盘等，能够保存纸质档案无法保存的声音以及图像等纸质档案 难以存储和表达的信息，纸质档案的唯一载体就是纸，这也就意味着使用 电子档案保存信息会节省大量信息存储空间。其次，电子档案的信息与载 体可分离，在不同储存介质之间可以进行自由拷以，使得信息游离于记录 载体之外，同时还便于更改信息内容，不留下任何痕迹，更重要的是复制 和传输更加方便，能够实现异地调阅或异地文件形成，使得信息取用方便。 最后，在档案信息利用上，档案信息的内容、方法以及途径都发生了改变， 档案利用者能够直接利用纸质档案，往往需要到档案馆中进行查阅和检索 等，翻阅査找的工作量往往比较大，对同一档案进行反复杳找，会加快档 案原件受损速度，对原件保护不力。而电子档案则大不相同，通过微型计 算机的搜索功能，在?子网络独特的传输功能作用下，不仅能够进行全文 检索，而且也使异地查阅的功能得以实现。往往能够从多个角度准确迅速 地找到所需档案信息，同时还能为档案利用者提供原件复印件，既能满足 档案取用方便快捷的需求，又有利于档案原件保存。 （二）纸质档案的重要地位不会被电子档案所取代 尽管电子档案与纸质档案相比有着很强的优越性，但是电子档案同样 存在诸多弊端，比如说，计算存储的档案信息是游离在记录方式以及载体 之外的，不仅容易暴露和复制，而且还使得档案信息被更改或者被泄密的 风险大大增加。同时电子档案的操作人员如果出现操作失误往往会导致信 息数据丢失或窃取，给单位和部门造成重大损失，文件或系统还会因受到 计算机病毒攻击遭到破坏。 另外，电子档案的存储和阅读识别必须依赖计算机软硬件以及相应的 数据库才能实现，而纸质档案都是可识别记录符号记录的，人能够直接识 别和阅读，同时也是原生载体和原始内容，事先己经经过严格筛选而得以 保存的，一旦形成就具有很强的稳定性和安全性，纸质档案上面的内容往 往是不能轻易更改的，这种稳定性是电子档案所不能及的，纸质档案只要 保管得当，及时进行修改，往往能够保存很长时间。 二、电子档案与纸质档案并存的现状 （一） 两种档案形式兼容性差，处于简单并存状态 就目前情况看，几乎我国所有企业都是电子档案与纸质档案同时存在 的状态。纸质文件仍然是按照过去传统档案管理的办法将其归档丁档案室 进行管理，也就是我们常说的档案。很多单位同时还保存电子文件，主要 是以光盘、磁盘以及硬盘等存储电子文件信息，但是在归档保管上并未严 格按照标准进行。大多数企事业单位都采取了计算机检索与存储处理，管 理缺乏规范化。 （二） 缺乏对电子文件重要性的认识，存档内容缺乏多样化 很多已经实现办公自动化的企业，并没有对其使用的电子文件进行整 理和归档，往往只是简简单单地利用储存介质进行存储，尽管不容易丢失， 但时间一长，存储的电子文件就会杂乱无章，甚至还有的企业只是进行存 储，后期不进行管理，任由其自身自灭。有的企业往往只是把计算机网络 系统作为日常办公和管理事物的重要媒介，纸质打印文件一旦形成，计算 机内容用于起草的电子文件并没有进行妥善保留，或者被新文件覆盖，或 者直接删去。有的部门对档案管理的知识比较缺乏，而专业的档案管理人 员又无法介入到这个过程中，只能待文件收集、整理和归档时，才能介入 其中将材料存储到储存介质中。因此有必要提高相关企业和部门对电子档 案重要性的认识