对高校二级学院档案管理工作的探讨.docVIP

对高校二级学院档案管理工作的探讨 摘要：本文分析了二级学院档案管理存在的主要问题， 提出了二级学院档案管理工作采取的一些具体措施。 关键词：二级学院档案管理 0引言 随着高等教育体制改革的不断深化，我校办学规模的 不断扩大。二级学院档案管理工作也呈现了不少问题，本 文根据我校二级学院档案管理中的问题，着重提出了一些 具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。 1二级学院档案工作中存在的主要问题 对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料 丢失严重。二级学院般都是在原有系的基础上建立起来的 长期处在教学的第一线，对档案的认识水平低水平，直接 导致档案管理水平普遍偏低。不管领导，还是普通教职员 工往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工 作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的 收集、整理，错误地认为档案工作就是对工作材料的简单 整理、装订，把档案管理看作自己的额外工作，只有在上 级机关检查时才临时突击，应付了事。部分教师甚至对档 案的归档持抵触态度，有些人认为教学、科研成果属于自 己，理应由自己保管，不应上交档案部门，有些人则为了 查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不归档， 给档案材料的收集增加了难度。有些二级学院档案管理职 责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部 门承担着许多其它工作，难以抽出时间为由，把此项工作 往后排，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备 专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过了收集时 间，导致档案的收集不全。 二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面， 目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二 级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身 管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一 个明确的概念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上 受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不 高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意 义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分 依赖学校的档案馆。 缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较晚， 所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处 理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的 实施细则。①界限不清。二级学院产生的文件材料有的已 列入学校档案室的收归档范围，有的则没有，因此，许多 有保存价值的文件材料都处于散乱状态，被随意堆放，没 有集中统一管理。②管理不细。对于已经收集起来的档案 材料的管理混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在处， 不仅不便于查找利用，并且容易造成档案的丢失。③职责 不明。二级学院虽都己配了档案管理员，但档案管理工的 职责不明确。 二级学院档案管理人员索质不高。由于二级学院人员 编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理 水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职 档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案 管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虑设，没能真正 履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断， 每个新到岗的兼职档案员对工作的热悉毕竟要有一段时间。 二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专 业技术人员仅有极其微弱的比例，复合型的档案答人才极 其贫乏。这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响， 影响了归档进程及归档质量，制约了二级学院档案管理和 建设工作顺利、有序进行。 2二级学院档案管理的措施 采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前 高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学 院档案室组成，可以根据学校和二级学院的条件，采用集 中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高 校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案 馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通 过In ternet供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案 馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的 档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器 上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐 私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、 管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过 校内发达的Inte rnet网络，把形成的档案信息，如博硕论 文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各 方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年 固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至 服务器上，并分门别类，定期更新维护。 提高档案意识、强化规范制度管理。加强对《档案法》 的宣传和学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，提 高档案管理人员的业务水平，举办档案业务专题讲座，不 断提二级学院领导和教职工整体的档案意识。要尽快建立 健全收