员工档案管理办法(1).docVIP

） 实业集团有限公司 员工档案管理办法 第一章 总则 第一条 目的 加强员工档案信息统一管理，制定规范化、制度化、标准化的管理要求，为集团提供准确的、及时、完整的员工档案信息。 第二条 定义 员工档案管理是对所有员工有效信息资料的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析过程。 第三条 适用范围 适用于集团总部。 所属各公司可参照此制度执行，员工档案管理工作由相应的人力资源部门专人负责。 第四条 基本原则 （一）保密性原则。员工档案信息管理部门对所管理的员工档案信息必须严格保密，不得擅自向外扩散。 （二）真实性原则。员工档案信息的采集必须由本人或所在部门提供，提供的档案信息应该与本人所持相关证件保持一致，员工档案信息管理部门应及时对员工档案信息更行更新，以确保档案的真实、可靠性。 （三）可控性原则。所有员工档案的建立、整理、流转、借阅、销毁等必须严格按规定的流程进行，确保员工档案信息处于可控状态。 第二章 员工档案分类 第五条 员工档案分类 （一）电子档案 员工电子档案信息指记录用于集团人员统一管理的，但无法用文本记录的或不适合文本记录的各类员工信息。包括：员工指纹信息、员工工号牌、员工工资银行卡号、各类员工信息报表等。 （二）纸质档案 纸质档案是指用于集团人员统一管理而建立收集的有关员工入职及之后的基本情况、证明资料、考核异动、审核审查等文本资料。主要由以下组成： 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、履历记录、自传资料信息； 2.岗位描述与人员编制信息； 3.员工招聘信息； 4.专业技术职称聘任信息； 5.员工绩效管理信息； 6.考勤管理信息； 7.薪资福利调整信息； 8.合同管理信息； 9.培训管理信息； 10.员工职业发展信息； 11.员工异动信息； 12.社会保险信息； 13.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的信息； 14.其它相关信息。 第三章 职责权限 第六条 责权划分 （一）分级管理 1.集团总部、所属各公司各职能部门负责人（含副职）以上人员档案，由集团人力资源中心管理。 2.所属各公司职能部门负责人以下人员档案遵循本办法要求，由本级人力资源部门自行管理。 3.集团总部各中心/部门人员档案由集团人力资源中心管理。 （二）员工档案建立责任分工 集团总部员工档案的建立、管理工作由集团人力资源中心专人负责，所属各公司由其本单位人力资源部门在集团人力资源中心指导下完成对本单位中层及以下员工的档案建立工作。 （三）员工档案更新责任分工 集团各中心、所属各公司指派专人负责本单位员工档案的收集、更新并将更新后的电子档案（附件1、附件2）、纸质档案按规定时间移交集团人力资源中心。 第七条 调阅权限划分 （一）副总裁以上级别领导可以调阅所有员工档案。 （二）人力资源中心主任可以调阅所有员工档案，其中调阅副总裁以上级别员工档案需在调阅记录（附表3）上备案。 （三）人力资源中心人事专员在取得授权后可调阅所有员工档案并在调阅记录备案。 （四）各职能部门负责人经审批有权调阅本部门或本系统员工档案。需调阅其他部门或系统员工档案须取得授权。 （五）普通员工无权调阅自己或其他员工任何档案信息。 第四章 员工档案的收集 第八条 档案收集 （一）员工档案收集的内容（具体见第二章第五条）： （二）档案收集方式 1.统一收集 由人力资源中心人事专员负责员工档案信息的采集和收集。 2.部门收集 形成档案的相关部门应按集团人力资源中心规定的填写要求和日期将本部门新入职（或更新）员工档案提报集团人力资源中心。 3.个人送交 个人档案信息发生变化，当事人应及时将本人档案信息提交人力资源中心人事专员（例：奖、惩记录、聘任信息、资格认证等）。 （三）档案收集的要求 1.员工档案的收集要求完整齐全、真实、文字清楚。 2.员工档案材料，凡规定由单位盖章的，必须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。 3.员工档案的格式必须按人力资源中心要求严格填写。 4.员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。凡归档的纸质资料应统一使用A4规格办公用纸，用钢笔或碳素笔誊写，不得使用铅笔、红色墨水及复印纸书写。 （四）档案收集工作流程 1.集团总部新入职员工档案收集流程 （1）提供：新入职员工 要求：新入职员工按人力资源中心入职通知要求于入职当日到人力资源中心提供本人档案信息（含必须提供的电子档案信息），并在提供的档案信息上签字予以确认。新入职员工如因客观原因不能出具相关档案信息的在入职一周内补齐。 （2）审核：人力资源中心人事专员对员工提供档案的真实情况进行审查落实。 （3）整理：人力资源中心人事专员按员工职级及系列等进行相关档案整理及分类。