课件：管理文秘一.ppt

一、作用 1、秘书人员的助手作用 第二节、秘书人员的作用和角色认知 文 件 处 理 文 字 把 关 事 务 处 理 检 查 督 促 助 手 作 用 2、秘书人员的参谋作用 ?提供依据 ?出谋划策 3、秘书人员的耳目作用 THANK YOU SUCCESS * * 可编辑 4、秘书人员的桥梁作用 上情下达 内情外达 下情上达 外情内达 下情上达 外情内达 上情下达 内情外达 5、不管部作用 6、窗口作用 ——有什么样的领导就有什么样的秘书 接电话 转达留言 收邮件 资料管理 备茶 起草文书 接待来客，转达留言 日程管理 会议准备 清扫办公室 上司不在擅自预约日程安排 擅自改动日程安排 就单位发展提出意见 对上司工作提问 擅自代理上司接待来宾 询问会议内容 询问出差理由、目的 领导者 替身 职责 履行人 事务 执行者 服务员 报告人 参 谋 助手 下 级 角 色 二、秘书的角色 1、角色认知?秘书人员常扮演的六种角色 （1）、?秘书角色的重要意识 ——心理意识 A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识 （2）、秘书角色与领导角色 ?与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则 （3）、容易出现的误区 ?主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 ?客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：??? ?a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。 ????b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。 ????c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：“周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。” ????d、于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。” ????e、于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说说可以吗” 　 案例分析： 第三节、秘书的基本素养 能力 情感 职业道德 性格 意志力 品质修养 1、秘书人员素养能力构成 一、秘书能力与性格 文秘专业技术修养 相关行业知识修养 秘 书 人 员 素质 思想素质 心理素质 文化素质 身体素质 修养 理论修养 知识修养 其他社会常识修养 品质修养 性格修养 艺术修养 文秘技术能力 逻辑思维能力 执行能力 能力 口头表达能力 交际能力 OA INTERNET 办事办会 公文写作 文档管理 口头 文字 学习能力 2、秘书人员的职业素养 ?具有强烈的事业心，表现在： ?具有坚定的信念 ?要有较高的思想水平 忠诚敬业 的精神 乐于奉献的精神 积极进取的精神 四 个 精 神 开拓创新的精神 3、秘书人员的职业性格 正直 温和 善良 热忱 豁达 坚毅 缜密 内敛 职 业 性 格 4、优秀秘书人员的性格塑造 独立性 性 格 塑 造 亲和性 包容性 适应性 计划性 专业性 现实性 情趣性 1、情感修养注意三个方面 ?内向与外向的结合 二、秘书情感和意志力 ——外向型的优点： A、开朗活泼 B、敏锐大胆 C、善于交际 ——内向型的优点： A、沉着 B、冷静 C、谨慎 D、细心 E、稳健 F、持重 ?热情与沉稳的结合 ?宽广与容忍 2、秘书人员的意志力修养 培养 自觉性 培养 自控性 培养 果断性 培育 坚韧性 意志力 修 养 3、秘书人员的作风修养 ?思想作风和工作作风 ——正： ——贤： ——实： ——真： ——严： ——细： ——敏： ——勤： ?人际交往作风 ——文明礼貌 ——谦虚谨慎 ——不卑不亢 ?生活作风 ——先公后私