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如何成功策划和营销企业会议? 大多数企业每年都会举行各种形式的、规模大小不一 的会议，但无论是厂家，还是商家，对于此类会议都已经 习以为常，因为按照大家的说法，这些会议都是为“会” 而“会”，形式主义严重。但如果在会议召开前，能够很好 地做好策划和营销工作，那么后期会议的成功便会顺理成 早。 有的放矢——主题明确，目的单纯 首先应明确会议主题：如经销商座谈会，即将全国各 地的经销商召集过来，总结过去，展望未来；将公司新年 度的营销政策介绍给各经销商，取得大家的支持和拥护； 通过共同探讨，发现以前营销过程中存在的问题，预测市 场发展趋势，提出应对的方案和举措，促进厂商“双赢”。 会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、 新颖、独特之处。拿经销商座谈会而言，公司可采用一种 时尚做法：如将“品牌缔造价值实力致胜未来一一公司经 销商赢销会”作为座谈会主题，既能赢得公司高层的肯定, 还可吸引与会众多经销商们的眼球。 会议目的与主题息息相关。原则上，一次会议目的应 该尽量单纯，只有一个，最多两个。譬如，通过总结往年 销售业绩，展望来年销售情况，给下面的经销商打气；发 布营销政策，激励、刺激经销商，提高经销商经营自身产 品的信心；借助于企业实力，提升品牌形象；为某次大型 促销活动作铺垫；新进入一个市场，或新品上市前的宣传 造势；紧跟市场潮流，借势热点焦点，提高知名度和美誉 度等。 主题与目的的明确，就相当于企业会议营销是“有的 放矢”，不至于偏离主题，重蹈形式主义的覆辙。 当会议主题和目的明确之后，会议的形式和针对对象 也随之确定下来了，这可使后面的筹划工作有条不紊，按 部就班，真正做到“投入小、见效快、收益大、厂商双赢” 的目的。 机不可失一一选准时机选对地点 选择一个合适的时机对会议举办成功与否具有相当大 的作用。在市场上，往往有“先发制人、后发制于人”的 说法，会议召开的时机必须选择好，否则，“机不可失，时 不再来”。 比如经销商座谈会，可将时间选择在市场淡季后期， 同时距年底旺季还有一段时间。选择这个时机，首先是公 司营销政策已经出炉，新品即将全面上市，经销商可以参 观到公司的整体实力和产品阵容；其次，淡季正好是总结 去年、展望来年的好时机，经销商的业务也不是非常多， 避开繁忙的销售旺季；再次，在濒临年底时，经销商的心 思多放在销售，回收欠款以及打点各个上级主管单位和领 导。 在选准时机之外，还要充分考虑到了会议举行的时间 和地点。一般来讲，可结合公司实际情况，将经销商座谈 会确定为3天，接待日除外，第1天是参观厂房，休息；第 2天全天是经销商座谈会；第3天则是私下沟通兼游玩。 在会议举行的日期方面也要煞费苦心，座谈会举行的 日期选择最好避开双休日。 在会议召开的地点选择方面，要通过实地考察，提前 预订了一个风景秀丽的别墅山庄，虽然不是很豪华，但温 泉、秀山、绿水，加上四周典型的田园风光会避免片面追 求高档豪华五星级酒店而导致的“费力不讨好”的惨痛结 局。 敲门砖一一成功的报告策划 举办会议是需要公司往外掏钱的，但是会议究竟会达 到什么样的效果，谁也说不准。此时，会议负责人应该及 时向上级领导提出一个比较详尽的报告，针对当前的市场 环境、面临的挑战与机遇、举办会议的投入与预计的成效 作详细的分析，力争获取上级的支持。 对于上级来说，是否支持会议，支持力度多大，取决 于3个问题：为什么要举行会议营销？如何办好会议营销? 付出与产出各是多少？ 第1个问题的答案在市场背景资料部分和会议的主题、 目的部分；第2个问题的答案在于会议的具体内容，包括形 式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；第3 个问题的答案在于会议预算费用表和预计收益表，以及会 议结束之后的总结报告。会议营销要想获得上级支持，提 交给上级的报告中就必须解决以上3个问题，因此有人认为 “报告是赢得上级支持、会议营销成功的敲门砖”。 上级领导对会议营销的支持体现在以下4个方面： 首先是直接的预算费用支持。会议的预算费用应该充 分考虑到各种费用的预算，愈周全愈好；同时，还需要预 算一部分意外费用，比如，飞机晚点，接待人员和来宾的 额外饮食费用，或者是因为其他不可抗因素导致的额外费 用，这部分费用原则上占到预算总费用的5%-10%。 其次是营销政策方面的支持。公司应该提前制定出相 应的营销政策，包括在产品、价格、渠道、促销、服务等 多方面的支持力度，这些都是经销商最关心的问题。 再次，通过上级相关部门的组织、协调，获得其他相 关部门及人员的支持。稍微大一点的会议，就牵扯到生产、 研发、销售、广告、策划以及其他众多部门，在这方面， 如果缺少上级的支持，下面的人可以说是寸步难行。 最后是得到其他各种资源。比如，产品的陈列，交通 工具的提供，住宿和饮食方面的支持，以及其他各