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何时需要讨论 当你见到员工的工作水平或习惯有改善时，就算是轻微的改善，你也可以与员工讨论如何保持改善后的工作水平。只要员工朝着正确的方向改善，就算未达到标准，也是值得维持下去的；员工的工作水平虽然不一定有重大的改进，但必须有显著的进步，而可以确实地指出。　　要使讨论收到最大的效果，在发觉员工表现有改善时，你就应该立刻提出讨论。这样，你就可以把员工在改善工作方面所付出的努力和你给他的赞赏有效地联结起来，当员工知道良好的工作水平会受到赞赏，他就愿意继续改进自己的工作。　　“从今天早上的报告中，我知道你的错误率己降低了1%.”　　你可能已发觉，员工继续改善工作表现时，你要给的积极赞赏也渐渐减少。当然，如果问题再出现，你就需要和他讨论，要他回复到正常的工作水平上；如果他持续地有所改善，你只需偶尔表示赞赏，就可以使他继续改进。 赞赏员工必须诚恳 由于这是如此积极的讨论，你可能想借着这个机会，讨论其它与员工工作表现有关的问题，例如，你可能会认为这是个适当时机，提醒员工应该有更大的改进，或者谈些其它工作上的问题。千万不要这样做，否则，员工会觉得你的赞赏不够诚意，或者觉得你表面在吹捧他，而背后另有企图。其实，你将会有许多时间去解决其它的问题，就让员工在这次的讨论过程中，享受一下被赞赏的时刻。 赞赏要明确 对于工作表现有改善的员工，一般性的赞赏远不及明确的指出他们的工作改善的具体情形及其重要来得有效。试分析以下两个例子的不同之处：　　“近来你的工作大有追步，我很欣赏。”　　“过去两星期，你的错误率减少了3%，我实在很欣赏，因为这样可以节省金钱、时间和原料。”　　虽然第一个例子没有甚么不对，但效果并不明显。第二个例子就有效得多，它明确地说明员工改善的地方。明确的赞赏表示出主管的诚意，使员工认为“我所做的工作真是重要，的确值得赞赏。” 赞赏的益处 有时你会问：“为甚么我要赞赏员工？他们拿薪水，就得工作。”答案很简单。你身为主管，别人是根据你及员工的工作表现来评价你，员工的工作表现就是你的工作表现；当员工的工作有所改善，你助他们一臂之力，就是帮了自己。你个人、员工。工作小组及整个机构都会因工作水平改善而获益。 熟能生巧 你多与员工讨论如何保持改善后的工作水平，你也愈会运用讨论技巧。最初与员工讨论时，你可能会觉得有点不自在，尤其是当你不善于赞赏别人，而员工又不习惯接受别人的赞赏时，那就更加尴尬。但是，当员工知这你是衷心赞赏他们，而你又明白这些讨论对工作小组的成功影响甚大时，这些不自然的情形很快就会消失。 重要步骤： 当你与员工讨论如何保持己改善的工作水平时，下列的重要步骤会对你有帮助： 指出已改善的地方。 说明这项改善对你和工作小组的重要性。 留心听取员工的意见。 询问员工是否需要帮助，使工作更顺利。 在适当时向员工表示你会给与帮助。 感谢员工作出的改善。 采用重要步骤的原则： 1、指出已改善的地方 要清楚明确 不要再提过去的问题 记住讨论的目的是指出改善后的工作表现，并非重提过去不当的工作表现或习惯。请明确的说明员工已改善的地方，并指出具体的成绩，避免含糊的赞美。　　例如说一句“你做得好”还这不及说“你已经把不良率减少至2%”来得有效。　　明确地指出员工改善的地方，这是衷心赞赏员工最简单而且有效的方法。　　指出员工已改善的地方，可以显示你注意及重视员工的成绩，同时，你会带给员工一个讯息，就是你看重你的员工，并且尊重他们，这可以维护他们的自尊（基本原则1），确保员工继续改进工作的首要步骤。 采用重要步骤的原则： 2、说明这项改善对你和工作小组的重要性 要清楚明确 解释为什么员工改善的地方值得称许，其实就是清楚指出员工的成绩，让他们了解你的确衷心赞赏他，这是增加员工自信的一大动力（基本原则1）。如果可以，请说明这项改善如何影响其个人及整体的生产力。像第一个重要步骤的情形一样，这部份的赞赏要清楚明确。　　含糊的一句话，如“你帮了我们很大的忙”，不及明确的表达如“你的不良率减少了3%，这使我们部门达到这个月的生产指标”来得有效。 采用重要步骤的原则： 3、留心听取员工的意见 不要打断对方的话 大多数人对自己的改善成果都引以自豪，希望告诉别人自己是如何取得这样的成绩。你应该给他们机会表达一下，让他们享受其中的乐趣。或许你也想知道他们是如何取得这样的成绩，但请专心聆听，不要打断，给员工充足的时间详述，这表示你有兴趣知道这他们是如何改善工作，并肯定他们的改进是重要的。　　只聆听而不批评看似容易，但你往往会发觉自己希望发表意见。要尽量避免提出自己的见解，因为这会阻碍员工全面解释他怎样取得这样的成绩。请专心聆听