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太古饮品( 东莞 )有限公司 文件编号：SOP-SA-CS-002 订单处理SOP PAGE 生效日期：2002/04/01 版本：B 修订次数：03 编 写： 审核： 批 准： 共 2 页，第 PAGE 1 页 目的 明确订单处理程序，确保订单顺利执行，以保证客户满意。 范围 适用于我司所有成品订单。 职责 销售部主任负责一般订单的审核；执行总监负责外销订单及雀巢订单的审核。 销售部制定生产计划，经生产主任同意和厂务经理批准，生产部按计划安排生产。 销售助理负责发货计划的制定，运输事宜的安排；销售主任审核，总监批准。仓务部负责发货及装运； 销售部负责进行售后跟踪及服务。 定义 订单：指客户发给太古饮品（东莞）有限公司的订货文件。客户订单必须以书面形式（订单原件或订单的可保留传真件）提出，一切口头订单必须形成书面形式才能获得接受。 观察期产品：指销售期限较短，但订单不算稳定的产品，对于这部分产品，制订生产计划时以订单为主。 快速消耗品：指每月订单稳定的主要产品。此类产品应在仓库保持一定的库存，具体库存量由厂务总监根据市场情况制定。制订生产计划时则结合库存数量及订单需求。 非快速消耗品：指市场销售情况不稳定、或只是占每月平均订单的较少量。此类产品在接收客户订单及安排生产计划时要视我方最低开机量及生产饱和度来安排生产，尽量满足客户的需求。 程序 订单接收程序 销售部接到订单后确认：订单数量、所订产品品种、规格、要求交货期、价格、付款方式以及其它特别要求。 销售部将订单以电子邮件形式通知采购部、厂务经理、财务经理及执行总监。 销售部汇总各部门对订单的反馈意见后，一般一个工作日内由销售部向客户回传订单；一般订单由销售主任审核签署，外销订单及巢雀订单由厂务总监审核签署。 订单确认后，销售部须提供一份订单复印件给采购部，如有必要，加注说明，采购部据此采购物料。 销售部根据产品分类、订单、成品库存、生产线能力及物料情况等制定周生产计划。每周五由销售部制定生产计划，生产部主任认可，厂务经理签名批准。 订单修改程序 如客户要求减少或取消订单，销售部必须在核实我司未就此订单做出任何物料准备、生产 准备的情况下方可同意。必要时与客户进行协商并请示上级。 经客户及我方同意订单可以修改，则订单修改后，须再次遵循订单接收程序，并在给采购 部的订单复印件上说明此订单为修改订单。 生产部生产时若不能顺利生产（如设备故障、原料供应中断等）而影响原定生产计划的时间、数量等，生产主任应立即知会销售部。销售部根据具体情况，如有必要时则与装瓶厂进行协商沟通。 采购部根据生产计划提前备齐相关物料，如物料供应不及或中断应立即通知生产主任并知会销售部，经协商对生产计划进行修改；销售部根据具体情况，如有必要时则与装瓶厂进行协商沟通。 在生产中途，由于客户追加订单、紧急订单或其他修改订单，须仍按订单接收程序执行。销售部确认接收后须立即知会采购部、生产部并协商调整生产计划。 产品发货程序 销售助理根据订单及产品库存情况制定发货计划，销售主任审核，厂务总监批准。发货计划中如有需提前放行的产品，销售助理需提前知会品控部，并在给品控部的发货计划中注明需提前放行之产品的生产日期及数量。 销售助理安排产品运输事宜。运输委托单由销售助理填写，主任审核。传至运输商确认后，运输商按照委托事项安排装运及运输。 发货计划由销售部分发一份复印件给保安，原件给仓库。 品控部将已签署之产品放行单及时交至仓库。 仓库凭经厂务总监签署之发货计划、品控部的产品放行单和运输商的提货凭证安排发货，仓务部负责发货及装运，保安监督审核运输商提货凭证及出库数量。运输商提货凭证及一联装运单保存于仓库两年。 仓库必须每日9：00前以电子邮件将产成品库存表及层别表、出仓情况表通知销售部及各相关部门。 销售部于货发后第一个工作日以传真或电子邮件形式通知客户装运数量、装运车号及提货小票号等。 销售部助理根据订单、发货计划及装运单每个工作日制成电子销售报表供管理层参考。 销售部根据仓库装运单、送货单等与财务部进行销售结算。 参考文献 本文件支持纲要文件R-MR-006 顾客服务纲要 附件/记录 附件：产品分类表 WA-SA-001 记录：客户订单 委托运输凭证 发货计划 FM-SA-003 以上记录均存于销售部两年 修订记录 修订次数 修订日期 修订内容 1 2000/08/01 修改3.0 职责中第3.1、3.4两项 2 2001/02/01 修改 6.0 参考文献中支持纲要的编号； 将原附件产品分类表做为Work Aid 单独受控； 修改文件名销售部订单处理SOP为订单处理SOP。 3 2002/