物业2．5 物业档案管理.pptVIP

2．5 物业档案管理 物业档案管理是对物业资料的综合管理，是指对在物业的购置、维修变迁和管理过程中所形成的图、档、卡、册、表等物业资料经过收集、整理、分类，运用科学的方法进行的综合管理。 物业档案是指关于物业项目所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2．5．1 物业档案管理的内容 （1）业主 （2）使用人 （3）探访业主或使用人的来访者 （4）业主大会和业主委员会 业主档案是指与物业管理辖区内业主或使用人有直接关联的，或由业主或使用人在工作、生活中形成的对物业管理工作具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。 1．业主档案 2．物业项目档案 （1）产权与工程技术资料 （2）装修档案 （3）维修资料 （4）治安交通管理资料 （5）设备设施管理资料 （6）绿化清洁资料 （7）社区文化资料 （8）业主反馈资料 （9）员工管理资料 （10）行政文件资料 2．5．2 物业档案管理的程序 1．收集 收集就是将与物业项目相关的各种资料集中在一起，它是物业档案管理工作的起点，是实现物业档案集中、统一管理的基本途径。收集的关键是完整，即凡是具有保存价值的文件材料都必须收集，并确保所有图纸、文件材料的齐全、完整、准确、翔实。 物业档案收集的范围包括物业项目自形成到管理整个过程中的一切资料，这些资料简称为图、档、卡、册、表。 2．整理 物业档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。 物业档案整理的具体实施包括以下环节： （1）分类 1）年度分类法 2）组织机构分类法 3）问题分类法 4）年度—问题分类法 5）年度—组织机构分类法 （2）立卷 把具有查考保存价值的文件材料按照其形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 1）物业管理立卷类别。常见的有： ①修缮档案 ②物业房产档案 ③设备、仪器档案 ④基建档案 ⑤行政管理档案 ⑥声像档案 2）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 卷内文件材料的编号 按照卷内文件材料的排列顺序，用打号机依次编页号。凡有文字或图表的页面均应编号。页号位置为正面编在右上角，背面编在左上角 编号时应注意，页号一律使用阿拉伯数字，从“1”编起，有效数字前不得出现一个或几个“0”。无文字、图表的页面和卷内目录不得编页号。要使用碳素墨水编页号。如出现倒号，将页号划掉，重新打号；漏号，采用分号式，将漏编的页与前页或者后页共用一个页号，如有一页漏号，其前页为7号，其后页为8号，可与前页共用一个号，即前页为“7-1”，该页为“7-2”；重号将重号改为分号式，如前后两页均为9号，则分别改为“9-1”和“9-2”；错号，将错号划掉，打上正确的页号；一个页面有两个或两个以上页号，将正确的页号留下，其余页号划掉。 2）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 ③卷内目录的编制 （a）文件卷、仲裁卷卷内目录的填制 序号：即卷内文件材料的编号，依照文件材料的排列顺序填写。 文号：即文件字号。须照实填写、填全，不得省略。 责任者：即文件形成机关或个人，据实填写。 题名：即文件材料的名称。要照实抄录。没有题名的，应补拟题名，外加方括号。 日期：指归档日期，一般标在发文机关名称的下方。 （b）登记卷卷内目录 序号，即卷内文件材料的顺序号。 证件名称，即文件材料的名称。 页号，即从“1”开始，按大流水编号，双面有文字或图表的双面都应编号。 归档日期；归档人盖章和备注。 （c）卷内目录其他内容的填写方法 分目号：要求与总目上的分目号一致。 丘号、权号、登记户名、权利种类这四项要与总目一致；座落按物业登记申请书填写。 文件编号：按文件右上角分目编号章内编号填写。 文件名称：用物业管理业务部门的专用名称。 件数：按实际件数填写，如两份证明，则件数为2。 页数：卷内文件材料页数的总和。需要注意，页数不同于张数，如果一张产权文件材料背面有文字或图表，那么，它实际上是2页，而不是2张。 附注：一般不填写，如遇文件材料取出，则需在此栏目注明移到何处。 2）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 ③卷内目录的编制 ④备考表的填制 ⑤案卷封面的填制 案卷封面的填制 （a）案卷题名：题名由责任者、内容（问题）和名称三部分组成，要求简明扼要，能确切反映卷内文件材料的主要内