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制造企业（厂区）文件和档案管理制度（范本） 目 录 TOC \o 1-5 \h \z \o Current Document \h 1目的 3 \o Current Document \h 2范围 3 \o Current Document \h 3职责 3 4程序内容 3 4.1确定文件种类 3 \o Current Document \h 4.2提出文件的编制和修改需求 4 \o Current Document \h 4.3指定编写人 4 \o Current Document \h 4.4进行编写 5 \o Current Document \h 4.5评审和审批 5 \o Current Document \h 4.6发放控制 6 \o Current Document \h 4.7文件的存档及使用 6 \o Current Document \h 4.8文件更新 7 \o Current Document \h 4.9文件的修改 7 \o Current Document \h 4.10文件的借阅 8 \o Current Document \h 4.11文件的失效/作废 8 \o Current Document \h 5.相关记录 8 文件借阅登记表 9 \o Current Document \h 发文登记表 10 文件清单表 11 \o Current Document \h 文件评审表 12 记录清单 13 \o Current Document \h 文件（更改）审批表 14 \o Current Document \h 文件发放/回收记录 15 1目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3职责 1各过程管理部门职责： 1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 1.5负责文件更改内容等。 3.2各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、 条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 1.3综合管理体系文件 方针、目标和指标； 实现方针、目标和指标的策划； 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： 各类分析/评价/统计数据； 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； 图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； 各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； 专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； 危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）； 技术资料； 供应商和承包商档案； 作业许可证等； h.其他资料。 2提出文件的编制和修改需求 4.2.1所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 安全管理内部文件：安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档案等。 4.4进行编写 4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： 目的：明确编制本文件要达到的目的； 范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围； 定义：需要对使用人解释的术语或词汇； 职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门； 程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限； 相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件； 相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录； 修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录； 文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图； 4.4.2文件的编号 文件的编号由各部门负责统一编号，文件类型加流水号。 4.5评审和审批 4.5.1文件评审，文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签。