第十章 商务函电.pptVIP

第十章 商务函电 ? 第一节 商务函电的概念和作用 ? 第二节 商务函电的种类 ? 第三节 商务函电的写作格式和要求 第一节 商务函电的概念和作用 ? 一、商务函电的概念与特点 ? 商务函电是企业通过信函、电报、电传、传真、电子邮件等现代化 的通信方式，在商业伙伴间进行商务往来的书信与电传。函和电在 经济贸易中统称“函电”，它主要用于传递信息，商洽业务，询问 和答复问题。“函电”是经济工作中对外联系业务、处理问题、履 行合同的主要通信方式和重要工具。 ? 商务函电具有很强的实用性、专业性和往来性，其行文更显得内容 单一，结构紧凑，语言凝练。其行文方向不受限制，适用的范围宽 泛，既可以在国内商务往来中使用，也可以在国际商务往来中使用。 ? 商务函电具有以下几个特点。 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 1. 作用地位中心化 ? 随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我 国加人世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外 经济贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务函电在 当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段， 对外贸易的各个环节大多通过函电进行。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠 纷等，大都需通过函电解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据 贸易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都 构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠 纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电 的中心化作用也日渐明显。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 2. 传输方式信息化 ? 随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进人了信 息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之 以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段， 但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大 的变化。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。 特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发 广告、报价格、下订单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是 提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是 国际贸易的发展方向。据外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交 流 98% 使用的是 E-mail, 其余的是电传，有时候会打打电话。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 3. 书写格式自由化 ? 商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄 重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。 随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与 沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的 自由化。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 二、商务函电的作用 ? 商务函电是商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务 和有关商务活动的基础及重要工具。商务函电的作用大致有如下几 个方面。 ? 1. 索取信息或传递信息 ? 在世界经济一体化日益增强，生产资料和生活资料的配置日益全球 化的今天。企业和个人之间需要通过信函、电传、互联网和电子邮 件来索取信息，发布广告，捕捉商机，以满足自己的生产、生活需 要。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 2. 处理商务交流中有关事宜 ? 在现代商务活动中，交易双方的业务磋商往往要辅之以商务函电等 通信方式进行。交易磋商的目的是为了达成协议，签订合同，因而 业务性的商函、电报、电传、传真和合同有着密切的联系。一笔交 易的达成，一般要经过询盘、发盘、还盘和接收四个环节。在实际 业务中，有时只有发盘和接收两个环节 ; 或一次还盘不行，要往返还 盘几次，经过多次磋商，才能达成协议，订立合同。但不论哪种情 况，必须有一次肯定的发盘被有效地接收后，才能成为一项对双方 都具有法律约束的契约。可见作为磋商交易中的书面形式的商务函 电，不仅在达成交易的业务环节中起着重要的语言工具作用，而且 实际上已成为具有法律效力的文件。 上一页 下一页 返回 第一节 商务函电的概念和作用 ? 3. 联络与沟通感情 ? 在全