文职岗位人员培训.pptVIP

文职人员职业化系列培训 第一部分 培训纲要 ? 文职人员的自我定位 ? 会议会务安排 ? 公文写作及发布 ? 文档管理 ? 接听电话 ? 思考及任务 文职人员的自我定位 我是一个会说话的自动语音机、文字处理机、勤杂人员、商务谈判人员、朋友、啰嗦鬼、 校对员、有声音的黑板、修理工和啦啦队长。 ——通用电气前总裁杰克 - 韦尔奇的秘书罗塞娜 . 博得斯基 我和微软的成功是因为有露宝。 ——微软总裁比尔 . 盖茨 文职人员的自我定位 问题 1 ：您在工作中如何定义自己？ ? 企业文化的重要推动者； ? 公司运作的润滑剂； ? 企业信息化的主力军； ? 公司形象、部门形象的代言人。 结论：公司文职人员是对于公司非常重要的岗位。 文职人员的自我定位 问题 2 ：您觉得这一职位能否带给您好的职业发展？ 一间处于上升期的公司无疑是一个非常好的职业发展平台，而这一发展平台不仅只是对 于销售人员或技术人员而言是如此，对文职人员来说同样如此，甚至可以说，文职人员 的发展更有优势。 结论：高新兴可以成为我们每个人的良好的职业发展平台。 文职人员的自我定位 准确定位 ? 找准自己的位置，摆正心态，做好每一件事情，即使是非常琐碎的小事。 体现价值 ? 认真对待手中的工作，把每一件小事都做好就是不平凡，做到主动促进、定期反馈、 及时汇报； ? 把自己当成部门的管家，活跃部门气氛，帮助领导打造和谐团队； ? 带着思考做事情，带着提高效率、节约成本的意识去工作，促进工作优化和信息化。 自我提升 ? 对待自己高要求； ? 经常询问领导对自己的看法和建议，虚心听取来自领导和同事的意见； ? 对自己的职业发展作规划，适当的时候与领导进行沟通； ? 不间断学习技能，也许某一天这些技能会给你带来令人惊喜的机会。 文职人员的自我定位 问题：请在白纸上写出自己所在部门、姓名，然后列举出自己日常工作中占用精力时间 最多的五件事，并对这五件事进行排序。 互动：培训结束后的三天内，我们会请相关部门总监写出他们认为的、本部门助理排位 前五的工作事项，并进行对比。希望通过这样的互动，令各位助理们知道领导的关注点 在哪里，令各部门领导们更加了解助理日常的工作。也希望通过这样的罗列，令助理们 进一步思考占用时间多的工作是否可以进一步优化。 会议会务安排 互动： 假设你的领导要求你组织一个跨部门公司级会议，你会如何准备？ 假设你的领导要求你组织一个有外部客户参加的大会，你会如何准备？ 请三位同事上台向大家介绍自己的准备方案，其他人选择自己会与哪位同事做法类似。 会议会务安排 案例： 领导要求秘书安排次日上午九点开一个会议，下面是九个秘书的不同做法： 第一个秘书：用电子邮件或在黑板上发一个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 第二个秘书：发通知后，打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。 第三个秘书：发通知，落实到人后，第二天在会前 30 分钟提醒与会者参加，确定没有变动，对临时有急事不能参 加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席人是否必须参加会议留 下时间。 第四个秘书：发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的电脑、投影是否正常，并在会议室门上贴上小 条：此会议室明天几点到几点有会议。 第五个秘书：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解了会议性质、会议议题，发给参会者与议 题相关的资料供参考。 第六个秘书：发通知，落实到人，会前通知，测试设备，提供相关会议资料，并在会议过程中详细做好会议记录。 第七个秘书：会后整理好会议记录或录音，请示总经理是否发给参会人员或其他人员。 会议会务安排 第八个秘书：将会议上确定的各项任务，一一落实到责任人，形成书面备忘录，交给总经理与当事人，定期跟踪 各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 第九个秘书：将以上过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据流程把会议服务的结果做到九段， 形成不依赖于任何人的会议服务体系。 听完上面的案例，你有什么感触？ 请每位助理写出三点感悟。 会议会务安排 会议会务的主要事项： ? 会议资料的收集和准备； ? 通知发布及确认； ? 会场及设备的确认，座位顺序的确认； ? 后勤保障，水、纸、笔、饭堂、车辆、停车场地、来访卡等等； ? 会议过程中的记录工作，录音、录像、拍照、书面记录等； ? 会议过程中控制时间； ? 会议记录的存档保留； ? 会后的跟进工作。 公文写作及发布 每个员工日常工作中都会接触到公文，公文类型因部门不同而有差异，但整体说来，我 们公司接触最多的公文类型主要为： OA 留言、 OA 信息公告。 对于公文写作最基本的要求： 1. 严格遵守格式规范； 2. 准确领会意图；（可以通过复述来确保理解正确） 3. 缜密提炼观点；（这样