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31 ☆在会前拟制 meeting agenda ☆帮经理准备名片，并提醒会面时携带； ☆提前 30 分钟进行，调试设备，摆放材料，迎 接客人，注意对待客人谦和有礼的态度； ☆提醒经理参会，在经理同意后陪同参会，参会 中协助放映 PPT ，并关注会场内情况，随机应变， 灵活处理各种情况； ☆会面结束后，代经理或陪同送客人离去；之后 整理笔记本电脑等仪器设备； 32 经理参加的外部会面 经理参加其他部门组织、主持的会面， 秘书的工作可能就不像前面介绍的那样 繁多。但应从较专业的角度安排。并关 注以下几点：图例如下页 注意事项： 会前为经理准备详细的背景资料； 会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把 握出发参会时间； 对会中决议，经理希望详细了解的，及时跟进并反馈； 33 接到参会邀请 开始 征询经理 是否参会 婉拒并请对方改请 回复对方参会，并写 入日程表 关注对方会议组织情 况，并适时提出建议 在会面前给经理提供 背景材料 提醒经理参会 经理参会 结束 N Y 经理参加的外部会面 34 第三部分、沟通协调 35 一、内部沟通 ★ 秘书要与所有服务的经理建立经常性的沟通，了解经理 近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理 解经理的授意、做好上传下达的工作。 ★ 秘书应以主动谦虚的态度与经理所领导的部门人员充分 沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息 及时整理反馈给经理，有效地协助经理推进工作； ★ 作为秘书，在日常工作中，注意与其它部门和同事的协 作，要把对方看作是自己的资源，通过一点一滴的交往， 协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同事 都应有极强的客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及 时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。 36 二、外部沟通 （一）业务合作： ◎作为经理与外界沟通的窗口，秘书应以热忱的态度与合作商建立 起真诚信任的关系，但在处理事务时注意以酒店利益为重，端正自 己的位置，灵活处理。 ◎尊重合作伙伴和供应商，要注意多方了解与业务相关的事务，以 做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。 ◎在代经理进行有关业务的推进工作时，要与合作厂商达成理解， 为经理的决策创造良好的合作环境，辅助经理推进。 （二）礼尚往来 ●答谢（节日礼品、贺卡等）在重要的节日（如圣诞节、新年、春 节、或重要合作厂商的公司纪念日等）秘书应在提醒并征求经理意 见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作厂商的友好关系。 ●在业务合作中，适时提醒经理并为其安排与厂商的定期沟通活动 或轻松的就餐，成厂商建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进 一步的合作。 37 三、秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪 秘书作为经理的辅助人员，除完成日常工作业务事 宜外，更多的精力是为经理服务。一个好的秘书既是 领导的助手以是领导的参谋，秘书有日常工作中既要 辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公 众形象。 （一） 作好助手和参谋工作 （二）辅助经理塑造良好的形象 1 丰城花园大酒店 文职类员工培训 培训讲师 2 1 、秘书必备的素质 2 、秘书的重要职业技能 3 、沟通协调 今天我们将要学习以下内容 3 第一部分：秘书必备的素质 4 一、职业化秘书的标准： ☆ 敬业精神 ☆正直 —— 公平，坚持既定政策和原则 ☆表率作用 ☆诚实 —— 实事求是 ☆领导风范 ☆敬业 —— 以工作为荣，设定高的工作标准 ☆业务能力 ☆守信 —— 不失约、不违约、不食言、不泄露 ☆指挥与控制能力 ☆勤奋 —— 努力工作，不断学习 ☆合作精神 ☆有序 —— 利落，有条不紊 ☆学习与创新能力 ☆高效 —— 追求效率和效益 ☆知人善任的能力 ☆可靠 —— 按约定完成工作 , 保质保量、及时 ☆正确对待意见与批评 ☆大局观念 5 二、秘书的职业态度： ☆ 主动性 ☆ 适应性 ☆ 团队精神 ☆ 尊重他人 ☆ 创新精神 ☆ 坚持原则 ☆ 服务与贡献 ☆ 认同与分享 ☆ 双赢与相互依存 ☆ 温柔的心和自省 6 三、一位成功文秘所应具备的条件： 注意外表的修饰 打扮出成功的形象 态度方面 —— 温和、热忱、亲切 仪态方面 —— 自然大方、不做作、文雅 谈吐方面 —— 声音温和 —— 正确，易懂 —— 敬语常挂嘴上 —— 简洁 7 高效率的工作态度 —— 积极、敬业、责任感、 保密、谨慎、细心、耐心、有创意。 人际关系良好，手腕巧妙 行动机警敏捷 做事有效率，反应快 —— 能举一反三 具有专业知识 —— 见闻广博、知识丰富 饱满的精神 8 四、职涯规划： 1 、事业生涯的角色转换： 确立每一阶段的自我发展，及早培养相对的能力与视 野，才能在金字塔组织中，达到个人的目标与理想。 2 、事业发展的四阶段： 第一阶段：学徒 接受他人指示而工作，担任一位或多位师父