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文員知識培訓 企劃中心人資制作 (4) 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 ◇ 知识结构 ◇ 岗位技能要求 ◇ 口头表达能力 ◇ 文書 , 文字组织能力 ◇ 電腦操作应用 觀念 + 专业 + 技能 ? 文员 ◇ 文件档案的管理 ◇ 事务处理技能 ◇ 时间管理技巧 ◇ 助手作用 ◇ 内外部沟通能力培养 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 ◇ 文員工作的基本特征 ◇ 价值和作用 ◇ 自我角色定位 ◇ 性格和心理素质修养 ◇ 情感和意志力修养 ◇ 个人职业道德品质修养 ◇ 个人才艺修养 文員角色认知与职业素养 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 做一個成功的文員 什麽是文員 對“文員”一職，一種通用的解釋是：“文員”是一種 與領導者保持儘量小的空間的職務，是專門提供以文字材 料處理爲主要特徵的資訊和其他事務服務的行政人員。 這個定義主要是從職能角度來解釋的。從這個角度出發 ，文員應該是幫助上司處理事務工作的服務人員，即能使 上司專心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作 除了文案處理、關係協調之外，也包括泡咖啡、整理辦公 室等工作。 一個能力強、受信任的文員是老闆或上司的左右手，可 以說，每個公司都需要這樣的人。在目前來講，這依然是 一個不斷升值的職業。 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 如何做成功的文員 那麽，如何做一個開心而又成功的文員呢？ 首先，並不是所有的人都適合做文員。文員必須細心、 主動、周到、忠誠，像老闆一樣熱愛公司，一切爲公司的 利益著想。所以，在選擇文員這個職業的時候 —— 如果你 不是只想混口飯吃的話 —— 最好慎重考慮，這個職業跟自 己的性格、興趣以及期望是不是相符。 其次，文員必須要清楚地知道自己的身份。文員也可以 期待當“將軍”，但是除非機遇從天而降，否則最好是把 “大文員”這樣的職位當作自己的目標。文員工作帶有很 強的服務性質，所以一心想取代主管的文員是無法做好工 作的。此外，在與其他同事相處的時候，謙和是很重要的 品質，狐假虎威的文員讓人討厭，會給事務的處理帶來阻 礙。 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 再次，文員是處理事務工作的，所以要永遠“對事 不對人”。如果上司將一件工作全權交給另一個人 來做，並要求文員輔助此事的話，那麽文員要做的 就是服從這個專案主管的命令，全力協助他處理好 事情，而不是時不時地向上司打小報告。如果連專 案主管都誇獎你是一個得力助手，你這個文員的角 色就算扮演好了。 接下去，文員不是決策者，不能隨意“做決定” 。 最後，主動細心是一個成功文員最重要的條件。 一個好文員一定知道什麽事情是重要的，哪些細節 會給上司帶來幫助，誰又是老板眼中的“大人物 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 要做一個好文員，多方位的能力是很 重要的，比如打字、速記、文案，還有一 定的語言能力等等。把握好保密原則也是 一個好文員的基本素質之一。 一個被公司需要的、不可替代的好文 員，配得上一份高工資，也配得上公司的 尊重。 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 电话的基本礼仪 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 ( 一 ) 重要的第一声 接听电话首先应该说： 屜 您好！ 屜 声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的 印象，对方对其所在单位也会有好印象。要记住，接电话时，应有“ 我代表单位 形象 ”的意识。 （二）要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中 也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以 即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。 （三）清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听” 得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的， 无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话 时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。 企劃中心人資管理馬俊制作 文員專業知識培訓 （四）迅速准确的接听 现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速 地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3 秒种，若长时间无人 接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位 会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他 人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样 的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒， 应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起