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文件管制培训教程 讲授：南嘉俊 培训大纲 透过本次培训致力于使各位了解如下几 方面的内容： ?文件的定义及作用 ?公司体系文件的架构 ?文件管制及文件管制的作用 ?公司文件管制处理流程 ?知识点回顾 文件的定义及作用 1. 文件的定义： 信息（ 3.7.1 ） 及其承载 媒体 。 理解：信息：可指各种数据、图表、图片等。 媒体：可指纸张、光盘、磁盘等。 举例：品质手册（ＱＭ）、运作程式（ＣＯＰ）、 工作指示（ＷＩ）、图纸（ＤＷＧ）等。 2. 文件的作用： a. 有利于沟通意图、统一行动。 b. 有利于查询和追溯。 c. 有利于对相关人员实施培训。 公司的体系文件架构 公司体系文件呈如下 “金字塔”架构 : 一阶文件 ? 品质 / 环境手冊 二阶文件 ? 公司运作程式 三阶文件 ? 工作指示、流程图、工程更改通知、图 纸等。 四阶文件 ? 品质、环境记录 / 表单 Quality 、 Environment Records / Form WI/FC/ECN/DWG COP QM/EM 一阶 二阶 三阶 四阶 思考： 体系文件可否随意复印？ 体系文件可否随意修改？ 体系文件丢失应如何处理？ 文件管制及文件管制的作用 1. 文件管制的定义： 确保所有与质量 / 环境活动有关的场合都能得到并使 用正确的文件和有效版本，而对公司的体系文件进 行管理的活动。旨在防止作废文件的非预期使用。 理解：作废文件：指无效或过期的文件。 举例：已作修订的品质手册、运作程式 、工作指 示、图纸等。 思考：文件管制的作用是什么？那些文件需要管制（ 受控）？ 文件管制的作用？ a. 可避免使用无效或过期的文件。 b. 减少异常的发生。 那些文件需要管制（受控）？ 公司的体系文件均需要管制（受控）即不得擅自修改 、复印等，如 QMS 文件、 EMS 文件。 2. 现场人员如何识别所用的文件为受控文件或非 受控文件： a. 根据文件的类型确定。 b. 根据文件上的标识。 思考：如何依据文件的类型和标识确定所用文件是否为 受控文件？ 依据文件的类型： 若所使用的文件为公司的体系文件则为受控文件。 依据文件上的标识： 受控文件 ：文件上蓋有紅色“受控副本”或 “ CONTROLCOPY ” 字樣印章的文件。 不受控文件 ：文件上蓋有紅色“不受控副本”或 “ UNCONTROL COPY ” 字樣印章的文件。 思考： 文件管制的目的是要使体系文件受控并保持有 效 ，请问如何识别所用文件为无效或过期的文件？ 主要依据文件上是否有盖 “过时副本” 的印章。若 为“过时副本”则速与文件管制中心（ DCC) 联系，即时 申请新版文件，并将旧版文件交于文件管制中心处理。 公司文件管制流程 文件新增、修订的提出 权责主管審批 接受 蓋受控文件印章 DCC 登記並按數量複印出複印件 更新文件總覽表 将已審批文件交與 DCC DCC 將收回的過時版本文件副本銷毀， 過時文件正本依三年的保存期限保存 按需編制分發記錄發放文件並回收舊版文件 DCC 確認分發記錄並將原版歸檔 N Y 受控文件丢失，或文件份数不够应遵照如下流程 处理： 需求部门提出申请 需求部门接受文件 蓋受控文件印章 权责主管審批 接受 DCC 登記並按數量複印出複印件 N Y