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物业服务沟通管理程序 ( 二)
沟通分为公司内部沟通和公司外部沟通 , 公司外部沟通
即与客户的沟通。
第一部分 : 公司内部沟通
一、公司应建立适当的沟通渠道 , 保证积极的交流和有
效的沟通。沟通传递信息 , 交流意见。有效沟通利于灌输企
业精神、增进相互理解 , 充分的理解是做好工作的必要前提 ,
明确了工作的目的 , 消除了认识的偏差 , 提高了企业效率。
二、管理者代表负责保证沟通渠道的建立 , 汇总各单位
的沟通信息。沟通方式有文件、电话、会议、座谈、局域网
等。
三、品质管理部是信息交流和沟通的综合部门 , 对外负
责与行业主管部门、环保部门及客户的信息收集、传递和处
理。
四、单位主管负责单位内部沟通 , 并积极与相关单位进
行有效沟通。员工应注意日常的信息收集和处理 , 为交流和
内部沟通提供良好的素材。
五、沟通的层次
( 一) 总裁办公会议
由总裁组织 , 每月月初 3 个工作日内召开 , 参加人员为公司领导层 , 主要采用会议形式。
对现阶段的发展进行总结 , 提出下一阶段的发展方向。
必要时 , 由行政人事部负责会议记录。
( 二) 训话晨会
每周一、周四上午 8:30~8:50, 地点在公司正门口 , 由公司领导轮流执行 , 参加人员为公司机关所有人员。如遇有当
值领导外出 , 自动由顺延领导替代执行。会议内容为检查仪容仪表、公司发展状态。
( 三) 部门例会
各部门应建立每周一次的例会制度 , 会议由部门主管负责召开。例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主 , 并以签到的形式保留相关记录。
( 四) 部门间的交流
、部门间因工作关系的原因 , 在有必要时应对下周开展工作的情况与相关部门联系。
、各部门保留本部主动沟通的有关记录 , 对协助其它部门的沟通只需在召集部门的会议记录上签字认可。
、沟通的形式有以下几种 : 参与对方例会 , 需要签到 ; 与对方主管人员信息传递 ; 由副总裁组织相关部门主管的会
议,:: 应有签到。
、部门主管在接收任务后 , 对任务进行识别和评审 , 并
在对方要求时间内给予确定性的时间承诺和完成情况承诺。
、各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理 , 并将处理结果反馈到传递部门。
( 五) 部门与管理处的交流
1 、在管理处发现不能解决的问题后 , 对一般的问题由管
理处电话通知或上访部门即可。
、对较复杂或较严重的问题 , 由管理处填写《故障转呈单》 , 并及时反馈到相关部门。
、相关部门应迅速处理 , 并及时反馈到管理处。
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