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现代商务秘书素质要求及培养 ［摘要］商务秘书具有一般秘书的共性， 但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力 包括学习能力、创新能力、应变能力、数据 处理能力、经济管理能力、团队合作等。可 以从四个方面对商务秘书的素质能力进行 培养。 ［关键词］商务秘书素质培养 随着社会发展，秘书职业分工的细化， 出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有 其共性，但也有其特性。本文将从商务秘书 的涵义入手，分析商务秘书的能力素质要求 及培养模式。 一、商务秘书涵义 1.国内外秘书学界关于“秘书的定 义 秘书，在我国主要是指党和政府机 关、企事业单位、社会团体、军队、院校内 的一种行政职位。 秘书或秘书工作者是各级领导机关 及领导人员的参谋和助手， 主要职责是协助 决策，承办业务，摘好行政工作。 秘书是专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决 策及其实施服务的人员。 秘书应是主管人员的一位特殊的助 手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没 有上司过问的情况下表现出自己的贵任感， 以实际行动显示出主动性和正确的判断力， 并在给予的权力范围内做出决定。 秘书是指具有熟练的办公室工作能 力，不需上级教促即能主动负贵， 积极进取、 干练果断，能在授权范围内做出正确决定的 经理助手。 尽管定义不尽相同，但一般都 包括以下涵义： 秘书是组织中为领导者协助管理的 助手，即秘书的辅助功能。 秘书是组织中具有有限权限的管理 者，即秘书的执行功能。 秘书必须具有一定文书处理、办公 技巧，即秘书的专业性。 商务秘书是指在工商企业中从事秘书 工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最 大化为目标的，性质上与国家机关单位、行 政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自 身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自 身的特点，例如商务秘书更强调平等合作， 商务秘书面临更多的商业数据处理等。 二、商务秘书的素质要求 与其他行业秘书比较， 商务秘书处于商 业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、 易变性和时代性等特点，这对其能力素质提 出了更高的要求。要想成为一名合格的商 务秘书必需具备良好的心理素质和创新能 力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、 快速处理信息能力、较强的合作能力和人际 交往能力。 1.良好的心理素质和创新能力。 商业创 新是企业生存和发展的关键。人是否具有创 新意识、创新能力，是决定企业能否实现经 营理念创新、科技创新、管理创新的前提。 商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状 态，在固有模式中努力出新招、创新意，如 将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理 文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、 方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业 工作的快节奏，以及秘书工作服务性协调性 强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心 理素质。 较强的学习应变能力。商业环境 是易变的，新情况时有出现、新知识层出不 穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应 新的情况。这种学习能力具有以下特点：一 是强调自主学习；二是强调持久的、终身的 学习；三是强调“工作学习化，学习工作 化”；四是强调“双环学习”；五是强调学 会学习；六是强调学后有新行为；七是强调 组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突 发事件具有应变能力，以适应商业环境的多 变性。 良好的知识结构。商务秘书面临处理行 政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商 业调查等中信息和情况的要求，从而对其知 识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种 结构来看，必须要具有文、工、商、农和行 政、技术、管理、公关等方面的专业人才； 从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、 市场学、价格学、预测学、消费心理学、公 关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制 论、现代企业管理及计算机和网络技术应用 等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行 各业人员的英语水平要求大大提高。 商务秘 书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本 要求。较高的信息处理能力。商务秘书要 加工处理各种商务信息，要对商务数据进行 迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书 能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能 力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国 跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争 将更多地通过电子商务手段解决， 无纸办公、 无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室 中的秘书面临的都是与领导等同的网络信 息资源。合作精神和人际交往能力。商业 活动本质是平等的自愿基础上的交易， 需要 参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合 作精神，结成创新团队进行工作。社会分工 越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。 信息获取、经济运作、科学研究以至生活质 量的提高都离不开与他人的交往。学会合作 也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘 书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、 各种关系的中心，特别要求